Kesä tiedekunnan opintotoimistossa

Kolmen kuukauden harjoittelustani yliopistossa koulutuksen toimialalla on tätä kirjoittaessani jäljellä noin puolitoista päivää, joten on mainio hetki katsastaa, mitä kaikkea tänä aikana olen saanut tehdä. Laadin itselleni neljä kysymystä, jotka toivottavasti antavat Hiiskuttua-lehden lukijoille ja mahdollisille tuleville harjoittelijoille jonkinlaisen kuvan siitä, minkälaista on ollut työskennellä humanistisen tiedekunnan opintotoimistossa.

Mitä odotin harjoittelulta ennen sen alkamista?

En oikeastaan tiennyt tarkkaan, mitä kaikkea työ opintotoimistossa pitää sisällään, mutta odotin saavani tehdä paljon Exceleitä, nettisivun päivityksiä eri kielillä ja jonkin verran asiakaspalvelua. Halusin harjoittelun opettavan, minkälaisia yksiköitä, työnimikkeitä ja työntekijöitä yliopiston hallinnon puolella on.

Miten ennakkokuva vastasi työpaikan arkea ja millaista se oli?

Ennakkokuvani vastasi todellisuutta melko suppeasti. Ensimmäisinä päivinä tehtäväni oli opiskella, mitä kaikkea tiedekunnan intrasivuilla sanotaan ja miltä sivuilta opiskelijoita yleisimmin mietityttävät asiat löytyvät. Iso osa työnkuvastani olikin opiskelijoiden ja välillä myös henkilökunnan neuvontaa sähköpostitse, puhelimitse ja kasvokkain. Exceleitä sain loppujen lopuksi tehdä melko vähän, mutta kuitenkin kymmenittäin, ja intra- ja www-sivujen päivittämiseen käytin yhteensä vain muutamia rauhallisempia työpäiviä. Asiakaspalvelun lisäksi merkittävän osan työajastani käsittelin, lähetin eteenpäin ja arkistoin erilaisia hakemuksia ja dokumentteja. Ehdin toki tehdä paljon myös muita tehtäviä, kuten järjestellä kesätenttejä, päivittää opinto-opasta, järjestellä publiikkia, vastaanottaa graduja ja laatia erilaisia todistuksia. Kuvani yliopiston hallinnon rakenteesta selkiytyi, ja mielenkiintoisesti pääsin myös näkemään läheltä, kun sitä uudistettiin.

Mikä oli haastavinta harjoittelussa?

Aluksi ylivoimaisesti haastavinta oli erilaisten hakemusten käyttötarkoitusten ja käsittelyjärjestysten sisäistäminen ja muistaminen. Mietin ensimmäisten viikkojen aikana monta kertaa, mitä tehtiinkään erillisopinto-oikeus- tai opintojen hyväksilukuhakemuksella, mitkä asiat pitikään merkitä erikseen tiedostoihin ja mitkä taas kopioida arkistoitavaksi sekä lukuisia muita aluksi salatiedettä muistuttavia asioita. Lisäksi työpäivät olivat välillä niin nopeatempoisia, että oli pakko nauraa. Joinakin päivinä puhelin soi lähes taukoamatta samalla, kun opiskelijat jonottivat vuoroaan käytävässä ja paperit odottivat käsittelyä pöydillä. Lisäksi toukokuun kiireisenä aikana etenkin opintopäälliköllä oli tapana heitellä kiireisiä ja minulle aivan uusia tehtäviä lennosta pyrähtäessään kokousten välillä toimistolla.

Mikä jää kesästä parhaiten mieleen?

Mieleeni jää varmasti mutkaton työyhteisö, joka otti minut alusta asti reilusti vastaan ja jonka kanssa olen saanut nauraa enemmän kuin tarpeeksi. Yksittäisenä kinkkisenä työtilanteena muistan hyvin ensimmäinen kerran, jolloin jouduin opintosihteerin tiskin taakse vastaanottamaan opiskelijoita yksin mieli sekaisena kaikista opinto-oikeushakemuksista ja muista lomakkeista (joita tuntui olevan ainakin kymmeniä erilaisia). Onneksi tuki oli aina lähellä ja opiskelijat ymmärtäväisiä.

Vastauksista voi nähdä, että kesäni tiedekunnan opintotoimistossa on ollut erittäin opettavainen, usein aivonystyröitä kutitteleva ja välillä melko hektinen. Lisäksi se on ollut työtehtäviltään hyvin vaihteleva. Olen viihtynyt Signumin palvelupisteessä erittäin hyvin – kiitos siitä työyhteisölle, jossa tunnelma on kepeimmillään ollut hulvaton ja väsyneimmillään hulvattoman levoton.

Emmi Saari on yleisen historian seitsemännen vuoden opiskelija, joka oli kesän harjoittelijana humanistisessa tiedekunnassa.