Työhyvinvoinnin johtamisen suunnittelu (1-7)

Kuvaus: Jokaisella yrityksellä on yrityskulttuuri (eli organisaatiokulttuuri). Se muotoutuu yrityksen toiminnan aikana ja sitä voidaan myös tarkoituksella edistää tiettyyn suuntaan. Yrityskulttuuri ilmentää yrityksen tärkeänä pitämiä asioita, asenteita ja toimintatapoja.

Yrityskulttuurin paljastavia kysymyksiä ovat, millainen yritys on, millaisena se nähdään, miten yrityksessä toimitaan keskenään ja suhteessa asiakkaisiin, mikä siellä toimii ja mikä ärsyttää, miten asioihin yleensä asennoidutaan, millä tavalla puhutaan ja mille asioille naureskellaan. Siihen sisältyy jotain, mistä henkilöstö tuntee ylpeyttä tai katkeruutta myöhemminkin. Työhyvinvointi osana yrityskulttuuria toteuttaa myös YK:n kestävän kehityksen periaatteita ja tavoitetta taata terveellinen elämä, turvallinen työ, tasa-arvo ja hyvinvointi kaikille.

Johdon tehtävänä on toimia esimerkkinä ja käynnistää osana yrityskulttuuria työhyvinvoinvointitoiminnan kokonaisuuden suunnittelu, organisointi, toteuttaminen ja arviointi, mikä onnistuu tällä työhyvinvoinnin johtamismenetelmällä.

Tavoite: Työhyvinvointi ja sen johtaminen ovat osa yrityskulttuuria. Yrityksen johto on tietoinen yrityskulttuuria ilmentävien asioiden, kuten työhyvinvoinnin johtamisen ja yrityksen toimintakäytänteiden vaikutuksista siihen. Yrityskulttuuri ja työhyvinvointi näkyvät johtamistavassa, työkyvyn varhaisessa tukemisessa sekä osaamisen, työn ja työolojen kehittämisessä sekä keskinäisessä vuorovaikutuksessa, käyttäytymisessä, asenteissa ja tasapuolisuudessa. Työhyvinvoinnin johtaminen luo edellytykset henkilöstön hyville suorituksille ja yrityksen menestykselle.

• Yrityksen johdon vastuulla on tarkastella yrityskulttuuria ja ideoida sitä henkilöstön kanssa yhdessä, jotta löytyy sellaiset toimintatavat, jotka ohjaavat yrityksessä johdon ja henkilöstön toimintaa ja joihin kaikki haluavat sitoutua. Yrityskulttuuriin vaikuttavia tekijöitä voi tunnistaa työhyvinvoinnin osa-alueiden
• Yrityskulttuurin nykytilasta ja sen kehittämiskohteista saa tietoa työhyvinvointikyselyillä ja sen kehittymistä voi seurata aiempien kyselyjen vastauksista.
• Keskustelkaa, millaiset asenteet, puheet ja toimintatavat lisäävät työhyvinvointia ja mitkä heikentävät sitä.
• Kootkaa yksiköiden näkemyksiä ja muotoilkaa niistä yhdessä teille sopiva yrityskulttuuri, jota kohti haluatte edetä, ja ottakaa huomioon, miten työhyvinvointi tulee yrityskulttuurin osaksi.
• Hyödyntäkää tarvittaessa yhteiskehittämisen menetelmiä.
• Keskustelkaa ja vaihtakaa ajatuksia yrityskulttuurin toimivuudesta ja toteutumisesta työhyvinvoinnin ja sen johtamisen näkökulmista arjen eri tilanteissa ja pohtikaa, edellyttävätkö ne toimintatavan muutoksia, jotta yrityskulttuuri muotoutuu ja kehittyy halutunlaiseksi.
• Pyrkikää kehittämään yrityskulttuuria sellaiseksi, että se on aina ajan hengen mukainen ja huomioi muuttuvan työelämän ja muuttuvat henkilöstön työhyvinvoinnin tarpeet.
• Viestikää yrityskulttuurista ja työhyvinvointitoimista niin, että kaikki ovat niistä tietoisia ja valmiita toimimaan niiden mukaisesti.

Kuvaus: Arvot ilmaisevat, mitä yrityksessä arvostetaan ja visio ilmaisee, mitä yrityksessä tavoitellaan. Ne ohjaavat ihmisten toimintaa yrityksessä ja siten vaikuttavat yrityksen tilaan, kehitykseen ja menestymiseen sekä henkilöstön hyvinvointiin.

Tavoite: Yrityksessä määriteltyihin ja toteutettuihin arvoihin ja visioon sisältyy henkilöstön työhyvinvointiin liittyviä asioita (esim. osaaminen, työturvallisuus, yhteisöllisyys, inhimillinen kohtelu, luottamus, avoimuus…), jotka ohjaavat yrityksen toimintaa.

Arvojen määrittely (arvo vastaa kysymykseen: miten?):

• Yrityksen johdon vastuulla on määritellä sellaisia arvoja (esim. 3 kpl), joissa on huomioitu työhyvinvointi. Ideoikaa niitä henkilöstön kanssa yhdessä, jotta löytyy sellaiset arvot, jotka ohjaavat yrityksessä henkilöstön toimintaa ja joihin kaikki haluavat sitoutua. Vinkkejä saa muiden yritysten nettisivuilta.
• Kootkaa yksiköiden näkemykset ja valitkaa yhdessä teille sopivat arvot.
• Hyödyntäkää tarvittaessa yhteiskehittämisen menetelmiä.
• Keskustelkaa arvojen toimivuudesta ja toteutumisesta työhyvinvoinnin näkökulmasta arjen eri tilanteissa, niiden vastaavuudesta yrityksen kulttuuriin ja edellyttävätkö arvot toimintatavan muutoksia yrityksessä.
• Tarkastelkaa, arvioikaa ja päivittäkää arvoja yhdessä ajan hengen mukaisiksi huomioiden muuttuva työelämä ja muuttuvat työhyvinvoinnin tarpeet.

Vision määrittely (visio vastaa kysymykseen: minne?):

• Yrityksen johdon tehtävänä on määritellä riittävän kunnianhimoinen, innostava ja houkutteleva visio, jonka voi tarvittaessa pilkkoa osatavoitteiksi ja jossa on huomioitu työhyvinvoinvointi ja sen toteutuminen ja jonka henkilöstö kokee omakseen.
• Viestikää visiosta henkilöstölle ja pyytäkää siitä palautetta.
• Keskustelkaa visiosta työhyvinvoinnin näkökulmasta yhteisissä tilaisuuksissa ja tarkistakaa se säännöllisesti.

Seuratkaa ja arvioikaa vision toteutumista säännöllisesti ja huomioikaa samalla muuttuvat työhyvinvoinnin tarpeet.

Kuvaus: Yrityksen tulisi arvioida nykytilaansa tunnistamalla ulkoiset uhat ja sisäiset riskit ja varautumalla niihin tekemällä varautumissuunnitelmia, koska siten vaikutetaan henkilöstön työhyvinvointiin ja turvallisuuteen, mutta myös työn sujumiseen, tuottavuuteen ja yritystoiminnan jatkuvuuteen.

Ulkoiset uhat voivat olla ympäristössä esiintyviä ja alueellisia liittyen esim. valtakunnalliseen ja alueelliseen päätöksentekoon, elinkeinorakenteeseen, ympäristötekijöihin, tartuntatauteihin, kilpailijoihin, organisaatiomuutoksiin, yleiseen taloustilanteeseen, väestöön, työvoiman saatavuuteen tai lainsäädännön muutoksiin.

Sisäisten riskien arvioinnissa tunnistetaan yksilöön kohdistuvia työympäristössä esiintyviä haitta- ja vaaratekijöitä kuten psykososiaalisia, fyysisiä, fysikaalisia, kemiallisia ja biologisia tekijöitä sekä tapaturmariskejä. Riskejä ovat myös kyberturvaongelmat, tartuntavaarat, liiketoimintaan liittyvät muutokset sekä henkilöistä aiheutuvat riskit.

Tavoite: Yrityksessä tunnistetaan ja arvioidaan säännöllisin väliajoin työhyvinvointiin vaikuttavia ulkoisia uhkia ja sisäisiä riskejä sekä tehdään niiden pohjalta varautumissuunnitelmia (esim. onnettomuuksien, kyberturvaongelmien, liiketoimintamuutosten varalle) ja ennakoivia kehittämistoimia yhdessä henkilöstön kanssa. Yrityksessä kehitetään lisäksi valmiuksia reagoida äkillisiin työhyvinvointia uhkaaviin tilanteisiin.

Ulkoiset uhat:

• Ulkoiset uhat voivat olla alueellisia ja liittyä esim. päätöksentekoon, elinkeinorakenteeseen, ympäristötekijöihin, tartuntatauteihin, kilpailijoihin, organisaatiomuutoksiin, kyberuhkiin, yleiseen taloustilanteeseen, väestöön, työvoiman saatavuuteen tai lainsäädännön muutoksiin.
• Hyödyntäkää uhkien tunnistamisessa esim. median, asiantuntijalaitosten tai viranomaisten esiin nostamia asioita sekä tietopalveluja ja arvioikaa niiden vaikutuksia yritystoimintaan (SWOT-analyysi).
• Määritelkää suunnitelmista vastaavat henkilöt.
• Viestikää henkilöstölle uhkaaviin tilanteisiin varautumisesta ja niissä toimimisesta (viestintäohje).
• Tehkää varautumissuunnitelmia erilaisten ulkoisten uhkien varalle.
• Vahvistakaa henkilöstön valmiuksia uhkien varalle. Varautukaa henkilöstörakenteen muutoksiin.
• Panostakaa hyvään johtamiseen, ilmapiiriin, työntekijäkokemukseen sekä palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen.
• Hyödyntäkää mahdollisimman laajasti henkilöstön osaamista sekä oppilaitos- ja verkostoyhteistyötä.
• Seuratkaa ulkoisten uhkien ilmenemistä jatkuvasti.
• Tarkistakaa ja päivittäkää varautumissuunnitelmat sekä niiden vaikutukset henkilöstön työhyvinvointiin vuosittain.

Sisäiset riskit:

• Sisäiset riskit ovat yksilöön kohdistuvia työympäristössä esiintyviä haitta- ja vaaratekijöitä kuten psykososiaalisia, fyysisiä, fysikaalisia, kemiallisia ja biologisia tekijöitä sekä tapaturmariskejä. Osa näistä voi myös olla ympäristöön kohdistuvia.
• Riskejä ovat myös kyberturvaongelmat, tartuntavaarat, liiketoimintaan liittyvät muutokset sekä henkilöistä aiheutuvat riskit (KriisiApuri-sovellus ja ohjeistus).
• Määritelkää yrityksenne työn ja työympäristön riskianalyysikäytännöt ja vastuut.
• Valitkaa yrityksellenne sopiva riskinarviointimenetelmä ja aloittakaa riskien tunnistamisesta. Riskinarviointimenetelmä ohjaa eteenpäin.
• Kouluttakaa yksiköittäin henkilöitä riskien tunnistamiseen ja arviointimenetelmän käyttämiseen. Pyytäkää tarvittaessa asiantuntija-apua riskinarviointiin (työsuojelu, ulkoinen asiantuntija).
• Tunnistakaa työkykyyn vaikuttavat riskitekijät ja huomioikaa niiden vaikutukset työntekoon ennaltaehkäisevästi (esim. sairaudet, altisteet, elämäntavat jne.). Tehkää yhteistyötä työterveyshuollon kanssa (työterveysyhteistyö).
• Korjatkaa havaitut epäkohdat, koska se on keskeinen osa riskien hallintaa.
• Kehittäkää valmiuksia ennakoida ja reagoida äkillisiin tilanteisiin.
• Viestikää riskeistä ja ohjeistakaa henkilöstöä turvalliseen työskentelyyn ja tarvittavien laite- ja henkilönsuojainten käyttöön (Työturvallisuuslaki 738/2002 FINLEX).
• Perehdyttäkää uudet työntekijät ja huolehtikaa vastuuhenkilöiden valmiuksien päivittämisestä.
• Pitäkää ohjeet, käytännöt ja toimintatavat ajan tasalla.
• Arvioikaa työhön ja työympäristöön liittyviä sisäisiä riskejä vuosittain ja korjatkaa arvioinneissa mahdollisesti esille tulleita puutteita.

Kuvaus: Työhyvinvoinnin strategia on johdon työväline, jolle arvot ja visio osoittavat suuntaa. Strategia vastaa kysymykseen, mitä aiotaan tehdä päämäärään pääsemiseksi ja kuvataan reitti kohti visiota. Se sisältää työhyvinvoinnin johtamisen yleisen tason linjaukset, periaatteet tai ulkoisista uhista ja sisäisistä riskeistä johdetut painoalueet. Strategia ilmaisee, mikä on tärkeää ja mitä tehdään, mutta myös sen, mitä jätetään tekemättä.

Tavoite: Selkeä strategia, periaatteet ja painoalueet edistävät yrityksen työhyvinvointia ja menestystä ja johto on niihin sitoutunut. Painoalueita voivat olla esimerkiksi työterveyden ennakoiva toiminta, poissaolojen vähentäminen, ergonomian parantaminen tai jokin muu yrityksen tärkeänä pitämä työhyvinvointiin vaikuttava asia.

• Työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteet voivat liittyä terveyteen, osaamiseen, työhön, työympäristöön, työyhteisöön ja johtamiseen.
• Hyödyntäkää kehittämiskohteiden määrittelyssä nykytilan arviointia ulkoisista uhista ja sisäisistä riskeistä, keskusteluja henkilöstön kanssa, kehityskeskustelujen yhteenvetoja, henkilöstökyselyjen tuloksia, riskinarviointitietoa, työterveyshuollon ja yrityksen tilastoja, SWOT-analyysia
• Nostakaa niistä tärkeimmät kehittämiskohteet, joihin panostatte johtamisessa ja tehkää suunnitelma toimenpiteistä.
• Viestikää työhyvinvoinnin kehittämiskohteista intrassa, viikkopalavereissa ja muussa sisäisessä viestinnässä. Keskustelkaa kehittämiskohteista tarvittaessa henkilöstön ja asiantuntijoiden kanssa.
• Tarkistakaa ja päivittäkää työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiskohteet säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain.

Kuvaus: Kun työhyvinvoinnin periaatteet ovat tiedossa, asetetaan niille tavoitteet ja tavoitetasot sekä tunnusluvut, joilla seurataan työhyvinvointitoiminnan toteutumista ja kehittymistä.

Tavoite: Työhyvinvoinnin johtamiselle on asetettu tavoitteet ja niille on määritelty tavoitetasot (esim. nykyinen sairauspoissaoloprosentti ja taso, jolle sairauspoissaolojen halutaan vähenevän), jotka ohjaavat käytännön toteutusta ja ne ovat kaikkien tiedossa. Tavoitteiden seuraamista varten on määritelty tunnusluvut (määrällinen luku tai laadullinen arvio), joista saatu tieto välitetään johtoryhmälle päätöksenteon tueksi.

Tavoitteiden määrittely:

• Asettakaa päättämillenne työhyvinvoinnin johtamisen periaatteille määrälliset ja laadulliset selkeät tavoitteet (esim. 1–5 kpl), joista on mahdollista saada numeerinen luku tai laadullinen arvio.
• Määritelkää jokaiselle tavoitteelle oma tavoitetaso. Esimerkkeinä: sairauspoissaolojen määrä, ollut 10 %, tavoitteena 7 %; tuotantokatkosten määrä, ollut 1000/v, tavoite 500/v; koulutuspäivien määrä, ollut 3 pv/hlö/v, tavoite 5 pv/hlö/v.
• Nimetkää vastuuhenkilöt tavoitteiden seurannalle.
• Viestikää tavoitteista ja niiden toteutumisesta henkilöstölle.
• Tehkää työhyvinvoinnin tavoitteet näkyviksi lähijohtamisessa ja konkretisoikaa päivittäiseen käytännön toimintaan.
• Päivittäkää tavoitteet ja tavoitetasot säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain.

Tunnuslukujen määrittely:

• Sopikaa, ketkä vastaavat tunnuslukujen kokoamisesta johtoryhmän käsittelyyn.
• Määritelkää kullekin tavoitteelle numeerinen tai sanallinen asteikko, esimerkiksi erittäin huono – huono – kohtalainen – hyvä – erittäin hyvä.
• Valitkaa yrityksen työhyvinvointikulttuurin kannalta keskeiset ja käyttökelpoiset tunnusluvut, joista on saatavissa tietoa ja jotka tukevat yrityksen tehtävää ja kestävää tuloksellisuutta.
• Selvittäkää, mistä järjestelmistä tunnuslukujen tiedot saadaan
• Kerätkää tunnusluvut soveltuvaan pohjaan (tunnuslukupohja). Esimerkkejä tunnusluvuista (Linkki esimerkkeihin): henkilöstön terveys, osaaminen, työyhteisö, työympäristö, työ, johtaminen.
• Hyödyntäkää saatua tietoa johtoryhmän päätöksenteossa.
• Vertailkaa tarvittaessa tietoa oman alan muista yrityksistä.
• Reagoikaa toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin.
• Määrittäkää tarvittaessa uusia tavoitteita ja tunnuslukuja.

Kuvaus: Kun työhyvinvoinnin johtamisen periaatteet ovat selvillä, valitaan keinot tavoitteisiin pääsemiseksi. Keinoja ovat erilaiset toimintamallit ja -käytännöt, työvälineet ja menetelmät, ohjeet ja lomakkeet. Keinot voivat liittyä esim. työympäristön, työn, työyhteisön, työkyvyn, osaamisen ja johtamisen kehittämiseen.

Tavoite: Yritys on määritellyt työhyvinvoinnin johtamisen keinot ja arvioinut niiden käyttökelpoisuuden päästäkseen asettamiinsa tavoitteisiin.

• Määritelkää työhyvinvoinnin tavoitteisiin sopivat johtamisen keinot.
• Valitkaa teille tarpeellisia keinoja ja menetelmiä työntekijään, työyhteisöön, lähijohtamistyöhön, työhön ja työympäristöön, liittyen.
• Täydentäkää keinovalikoimaanne em. linkkien takaa löytyvillä keinoilla tukemaan työhyvinvoinnin johtamisen tavoitteitanne.
• Tarkastelkaa ja arvioikaa keinovalikoimanne toimivuutta ja tehokkuutta säännöllisesti. Huomioikaa yrityksenne työhyvinvointikulttuuri ja sen vaikutukset keinojen toimivuuteen ja uusien kehittämistarpeeseen.

Kuvaus: Ulkoisella ja sisäisellä viestinnällä yritys rakentaa mainettaan ja vetovoimaisuuttaan sekä luo työnantajakuvaa ja psykologista turvallisuutta. Viestintä on myös tärkeä keino lisätä työhyvinvointia koskevaa tietämystä, aktiivisuutta ja vastuullisuutta yrityksessä. Hyvä viestintä on ajantasaista, samanaikaista ja säännöllistä ja sen merkitys korostuu muutos- ja kriisitilanteissa.

Tavoite: Yrityksessä on työhyvinvoinnin ylläpitoa ja kehittymistä tukeva viestinnän suunnitelma, jossa kerrotaan esim. viestinnän vastuuhenkilöt, toteutustavat ja varautumisen erilaisiin viestintätilanteisiin ja jota toteutetaan systemaattisesti. Viestintä tavoittaa koko henkilöstön ja siinä on valmistauduttu myös erilaisia poikkeustilanteita varten.

• Ulkoisella viestinnällä rakennetaan yrityksen mainetta ja sisäisellä viestinnällä henkilöstön psykologista turvallisuutta. Viestintä on tärkeä osa johtamista ja johto vastaa siitä.
• Valmistelkaa viestintäsuunnitelma, joka huomioi seuraavat osa-alueet: vastuuhenkilö, tiedotus, palautekäytännöt, arjen vuorovaikutuskäytännöt, kehityskeskustelut, yhteiset tilaisuudet, tiedotustilaisuudet sekä apuvälineet: kyselyt, sähköiset viestimet, palautelomakkeet ja tiedotepohjat.
• Harjoitelkaa viestintää eri tilanteita varten.
• Arvioikaa viestinnän laatua organisaatiossa:
  • Herättääkö lähijohtajien viestintä luottamusta henkilöstössä ?
  • Sisältääkö viestintä kannustusta ja motivointia?
  • Onko viestintä henkilöstöä osallistavaa ja vaikutusmahdollisuuksia edistävää?
• Ottakaa käyttöön tarvittavat viestintäalustat (sähköiset viestimet).
• Toteuttakaa viestintäsuunnitelmaa koko organisaatiossa lähijohtajien ja henkilöstön välisessä toiminnassa.
• Valmentakaa lähijohtajia laadukkaan viestinnän toteuttamiseen hyödyntämällä viestintäkouluttajaa, kursseja tai yrityksen viestintäosaajia.
• Arvioikaa lähijohtajien viestinnän kehittymistä niin henkilöstön kuin lähijohtajien kehityskeskustelujen yhteydessä.
• Arvioikaa ja päivittäkää viestintäsuunnitelma viestintätarpeiden muuttuessa esimerkiksi yrityksen kasvun, henkilöstövaihdosten tai kriisitilanteiden myötä.
• Kehittäkää viestintäkäytäntöjä ja ymmärrystä työhyvinvointiviestinnästä jatkuvasti.