Tietosuoja

(SOHO) Sovittua hoivaa: omaishoitosopimus omaishoitajan ja työntekijän yhteistyön käsikirjoituksena -tutkimuksen tietosuojaseloste

Tutkimukseen osallistuvien tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään tutkimuksessa.

  1. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto

20014 TURUN YLIOPISTO

puh. 029 450 5000

kirjaamo@utu.fi

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:

Nimi: [Kirsi Günther]

Puh.: [+358 29 450 4009.]

E-mail: [kirsi.gunther@utu.fi]

Rekisterinpitäjä on määritellyt henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot aineistonhallintasuunnitelmassa.

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Turun yliopiston tietosuojavastaava on tavoitettavissa sähköpostitse dpo@utu.fi ja puhelimitse +358294503009.

  1. Kuvaus tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelystä

Soho-tutkimushankkeessa tarkastellaan omaishoidon sopimusta saavutettavuuden, sopimuksellisuuden ja yhteistyön välineen näkökulmista. Omaishoitosopimus on asiakirja, jonka sisältöä kehittämällä voidaan parantaa omaishoidon käytännön toteutusta sekä omaishoitajan ja hyvinvointialueiden yhteistyötä. Omaishoitosopimus edustaa sosiaalihuollossa poikkeuksellista hallinnollista instrumenttia, sillä omaishoidossa julkinen valta sopii palvelun tuottamisesta yksityisen henkilön kanssa. Hankkeen tavoitteena on tuottaa tietoa ja ymmärrystä omaishoitoon liittyvästä sopimisen prosessista sekä sille keskeisistä asiakirjoista. Tämän lisäksi hankkeessa kehitetään uudenlaista omaishoitosopimusta, jossa omaishoitajien osallisuus huomioitaisiin paremmin.

Tutkimusaineisto sisältää sekä epäsuoria että suoria tunnistetietoja. Empiirisenä aineistona ovat kolmella hyvinvointialueella toteutettavat ryhmähaastattelut, joissa haastatellaan omaishoitajia, sosiaalityöntekijöitä, sosiaaliohjaajia sekä heidän esihenkilöitään ja johtajiaan. Ryhmähaastattelut ääninauhoitetaan ja tutkijat voivat tehdä haastattelutilanteissa muistiinpanoja. Tutkimuksessa sovelletaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja ihmistieteiden eettisiä ja tietosuojaan liittyviä periaatteita. Riski tutkimukseen osallistuvan henkilön tunnistamiseen annettujen tietojen perusteella on pieni. Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista, eikä tutkimushenkilöiltä pyydetä erikseen kirjallista suostumusta. Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti Turun yliopiston Taltio-verkkolevyllä. Henkilöiden taustatiedot pidetään erillään tutkimusaineistosta ja suorat tunnistetiedot poistetaan.

  1. Henkilöt, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn

Kirsi Günther, tutkimuksen johtaja ja johtava tutkija, Turun yliopisto

Vaula Haavisto, vanhempi erikoistutkija, Turun yliopisto

Laura Kalliomaa-Puha, asiantuntija, Tampereen yliopisto

Elina Laine, erikoistutkija, Turun yliopisto

Iida Kulmala, projektitutkija, Turun yliopisto

Tyyne Ylinen, erikoistutkija, Turun yliopisto

  1. Henkilötietojen käsittelyn kesto

(SOHO) Sovittua hoivaa: omaishoitosopimus omaishoitajan ja työntekijän yhteistyön käsikirjoituksena -tutkimuksen tietosuojaseloste. Tutkimushankkeen kesto, 1.5.2024–31.12.2025. Henkilötietojen käsittelyn ajallinen kesto: 10 vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen.

  1. Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan alakohtaan:

☒ yleistä etua koskeva tehtävä:

☒  tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastolliset tarkoitukset

☐  tieteellisten aineistojen tai kulttuuriperinnöllisten materiaalien arkistointi

☐ rekisteröidyn suostumus

☐ rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

☐ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu

  1. Tutkimusaineistoon sisältyvät henkilötiedot

Tutkimushankkeessa empiirisenä aineistona ovat kolmella hyvinvointialueella toteutettavat ryhmähaastattelut, joissa haastatellaan omaishoitajia, sosiaalityöntekijöitä, sosiaaliohjaajia sekä esihenkilöitä ja johtajia. Ryhmähaastattelut ääninauhoitetaan ja tutkijat voivat tehdä haastattelutilanteissa muistiinpanoja. Tutkimuksessa sovelletaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja ihmistieteiden eettisiä ja tietosuojaan liittyviä periaatteita. Tutkimukseen osallistuvia informoidaan ja heidän henkilötietojaan käsitellään ja säilytetään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti Turun yliopiston Taltio-verkkolevyllä. Henkilöiden taustatiedot pidetään erillään tutkimusaineistosta ja suorat tunnistetiedot poistetaan.

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, ammattinimike, hyvinvointialueen tai muun työnantajaorganisaation nimi. Henkilötietoja kerätään haastateltavien suostumuksen varmistamiseksi ja taustatietojen kartoittamiseksi. Tutkimukseen osallistuvien taustatiedot säilytetään salasanalla suojatulla Turun yliopiston Taltio-palvelimella muusta aineistosta erillään. Vahvat tunnistetiedot poistetaan aineiston keruun päätyttyä.

Tutkimuksessa henkilön vahvoja tunnistetietoja ovat erillisessä suojatussa kansiossa tallennetut nimi ja hyvinvointialueen nimi poistetaan, aineiston keruun tultua päätökseen. Taustatiedot (ammattinimike) säilytetään aineiston säilytysajan. Pääasiallisena tutkimusaineistona muodostuu ääninauhoista, aukikirjoitetuista litteraatioista sekä havaintoaineistosta. Ääninauhoitteista suorat tunnistetiedot poistetaan. Aineiston litteroinnit tehdään mahdollisimman nopeasti aineiston keruun jälkeen. Tutkimuksen analyysivaiheessa tutkimusaineistoa analysoidaan pseudonymisoituna tietona. Pseudonymisoitu litteroitu aineisto, josta on poistettu kaikki tunnistettava tieto, säilytetään tutkimushankkeen päättymisen jälkeen 10 vuoden ajan Turun yliopiston tietoturvallisella verkkopalvelimella mahdollista jatkotutkimusta varten.

Tutkimuksessa saadut henkilötiedot pidetään ehdottoman luottamuksellisina ja niihin on pääsy ainoastaan hankkeen tutkijoilla, jotka sitoutuvat henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Tutkimusaineistoa käsitellään huolellisesti ja sen säilyttämisen tietosuojaan kiinnitetään erityistä huomiota. Aineiston litterointiin voidaan käyttää ulkopuolista palveluntuottajaa, joka on sitoutunut aineiston luottamukselliseen käsittelyyn ja vaitioloon. Pseudonymisoidun tutkimusaineiston analysointiin voidaan käyttää kvalitatiivisen aineiston analyysiohjelmia (Nnivo tai Atlas.ti).

Litteroituun tutkimusaineistoon, josta on poistettu tunnistetiedot, voidaan myöntää tutkimuslupa Turun yliopiston tutkijoille sopimuksen mukaisesti. Aineiston jatkokäytöstä sovitaan hankkeen työryhmän kesken yhteisellä sopimuksella.

  1. Erityiset henkilötietoryhmät (arkaluontoiset henkilötiedot)

Tutkimuksessa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä.

  1. Henkilötietojen keräämisen lähteet

Emme kerää tietoisesti tai tavoitteellisesti henkilötietoja tutkimukseen osallistuvilta. Henkilötietoja saattaa kuitenkin kertyä tutkimukseen osallistuvilta ryhmähaastatteluiden yhteydessä.

  1. Henkilötietojen suojatoimenpiteet

Henkilötietoihin sovelletaan seuraavia suojatoimia:

☐ Aineisto on salassa pidettävää.

Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla:

☒ käyttäjätunnus ja salasana

☐ käytön rekisteröinti/lokitus

☐ kulunvalvonta

☐ salaus/kryptaus

☒ kaksivaiheinen tunnistautuminen

☐ muu, mikä:

Manuaalista (esim. paperimuodossa tai muuten aineellisessa muodossa) olevaa aineistoa suojataan seuraavilla tavoilla: Paperimuotoinen tieto säilytetään lukitussa tilassa olevissa lukitussa kaapeissa, joihin vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.]

Suorien tunnistetietojen käsittely:

☐ Aineisto kerätään ilman suoria tunnistetietoja

☒ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa:

Aineisto pseudonymisoidaan litterointivaiheessa eli aineistosta tunnistetiedot korvataan peitenimillä. Litteraatioita säilytetään eri paikassa kuin taustatieto- ja suostumuslomakkeita.

☐ Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska:

[peruste suorien tunnistetietojen säilyttämiselle]

  1. Henkilötietojen siirtäminen ja jakaminen kolmansille osapuolille

Henkilötietoja ei siirretä rekisterinpitäjän ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Automaattinen päätöksenteko

Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi merkittävä vaikutus tutkittaviin.

  1. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

☐ Tutkimusaineisto poistetaan

☒ Tutkimusaineisto säilytetään tämän tutkimuksen tulosten luotettavuuden arvioimista varten:

☒ ilman suoria tunnistetietoja  ☐ tunnistetiedoin

☒ Tutkimusaineisto säilytetään myöhempää, yhteensopivaa tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti:

☒ ilman suoria tunnistetietoja ☐ tunnistetiedoin

Tutkimusaineisto säilytetään tutkimushankkeen päättymisen jälkeen 10 vuotta Turun yliopiston tietoturvallisella verkkopalvelimella mahdollista jatkotutkimusta varten. Tämän jälkeen aineisto tuhotaan.

Tutkimusaineiston säilytys perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b ja e alakohtiin. Tutkimusaineiston uudesta tutkimuskäytöstä lähetetään tutkittaville uusi tietosuojaseloste, paitsi jos rekisterinpitäjä ei enää pysty tunnistamaan tutkittavia tutkimusaineistosta.

  1. Rekisteröidyn oikeudet sekä niihin tehtävät poikkeamat

Lisätietoa tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistasi antaa kohdassa 1 mainittu yhteyshenkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkistaa itseään koskevat tiedot (15 artikla)
  • oikaista omia tietoja (16 artikla)
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi (17 artikla)
  • rajoittaa omien tietojen käsittelyä (18 artikla)
  • siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle (20 artikla)
  • vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla)
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (22 artikla)

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyn oikeuksiin tehtävät poikkeamat

Tietosuojalainsäädäntö mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista. Tarve tehdä poikkeamia rekisteröityjen oikeuksiin arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen tutkimuksessa on todennäköisesti tarpeen tehdä poikkeamia seuraaviin rekisteröityjen oikeuksiin:

☐ Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (15 artikla)

☐ Oikeus oikaista omia tietoja (16 artikla)

☐ Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi (17 artikla)

☐ Oikeus rajoittaa omien tietojen käsittelyä (18 artikla)

☐ Oikeus siirtää rekisterinpitäjältä toiselle (20 artikla)

☐ Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla)

Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, niin oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröity pysty antamaan luotettavan tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (11 artikla).

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi