Tietosuojailmoitus

SYNDATE-hankkeen yhteistyökumppani- ja sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjät

Tämä on yhteisrekisteri, jossa rekisterinpitäjiä ovat seuraavat organisaatiot:

Turun yliopisto
FI-20014 Turun yliopisto, Suomi

Turun Ammattikorkeakoulu
Joukahaisenkatu 3
20520 Turku

Varsinais-Suomen Hyvinvointialue
Kiinamyllynkatu 4-8
20520 Turku

Business Turku
Joukahaisenkatu 3
20520 Turku

Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät henkilötietojen käsittelyperusteet ja -tavat keskinäiseen sopimukseen perustuen. Kohdassa 5 nimetty yhteyshenkilö toimii vastaa kaikista henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä yhteydenotoista ja välittää ne tarpeen tullen muiden organisaatioiden edustajille.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ylläpidämme rekisteriä hankkeen yhteistyökumppaneista ja sidosryhmistä. Kerätyllä aineistolla on kolme ensisijaista käyttökohdetta:

1) hanketoiminnan toteuttaminen, kuten työpajojen ja muiden tapahtumien järjestäminen
2) hankkeen viestintä, vuorovaikutus ja tulosten vieminen käytäntöön
3) hankkeen tavoitteiden ja vaikuttavuuden seuranta, mukaan lukien raportointi rahoittajalle

Voimme hyödyntää rekisterin yhteystietoja myös täydentävien tietojen keruuseen, palautteen pyytämiseen tai yhteistyöpyyntöihin. Näiden tietojen tarjoaminen on vapaaehtoista.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (ks. EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1a).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietojen lähteenä toimivat verkkokyselyt tai -lomakkeet, joihin rekisteröidyt ovat vastanneet. Kyselyiden ja lomakkeiden täyttäminen on vapaaehtoista.

Lomakkeissa pyydettäviä tietoja ovat vastaajan yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero) ja taustatiedot vastaajan edustamasta organisaatiosta (nimi, tyyppi, vastaajan rooli, kotipaikkakunta ja työntekijöiden määrä).

Lomakkeet voivat sisältää muitakin kysymyksiä, kuten tiedot ruoka-aineallergioista tapahtumajärjestelyjä varten.

Koska henkilötietoja hyödynnetään myös hankkeen tuloksista ja vaikuttavuudesta raportoimiseen, henkilötietoja säilytetään vuosi hankkeen päättymisen jälkeen. Hankkeen arvioitu kesto on 2 vuotta ja tietojen säilytys päättyy tämänhetkisen arvion mukaan maaliskuussa 2026.

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti. Emme jaa henkilötietoa yhteisrekisterin ylläpitoon osallistuvien organisaatioiden ulkopuolelle, ellei tämä ole projektin toteutuksen näkökulmasta välttämätöntä. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi tapahtumajärjestelyjen ulkoistamisesta palvelutuottajalle.

Emmekä siirrä henkilötietoa kolmansiin maihin EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

5. Yhteyshenkilö

Tinja Pitkämäki, Projektikoordinaattori, Turun yliopisto (tievpi@utu.fi)

6. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

7. Lisätietoa

Turun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@utu.fi

Henkilötietojen suojaamisen yleiset periaatteet Turun yliopistossa: https://www.utu.fi/data-security-description

Versiohistoria:

19.5.2023 Alkuperäinen versio julkaistu