Tietosuoja
Tieteellisen tutkimuksen tietosuojaseloste
(TIMO) Kohti yhteistä ymmärrystä: tiedonmuodostuksen prosessit ja tiedolla johtaminen aikuissosiaalityössä -tutkimuksen tietosuojaseloste
Olet ottamassa osaa Turun yliopiston johtamaan tieteelliseen tutkimukseen. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.
1.Rekisterinpitäjä
Kyseessä on yhteisrekisterinpitäjyys Turun yliopiston ja Itä-Suomen yliopiston kesken.
Turun yliopisto
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5000
Itä-Suomen yliopisto
PL 1627, 70211 Kuopio
puh. 0294 45 1111
Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: [Kirsi Günther]
Puh.: [+358 29 450 4009.]
E-mail: [kirsi.gunther@utu.fi]
Yhteisrekisterinpitäjät ovat määritelleet henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot yhdessä aineistonhallintasuunnitelmassa.
2.Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Turun yliopiston tietosuojavastaava on tavoitettavissa sähköpostitse dpo@utu.fi ja puhelimitse +358294503009.
Itä-Suomen yliopiston tietosuojavastaava, tietosuoja@uef.fi, 050 576 028
3.Kuvaus tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelystä
TIMO-tutkimushanke keskittyy aikuissosiaalityön tiedonmuodostukseen ja tietojohtamisen prosesseihin. Hankkeessa tarkastellaan, kuinka sosiaalityöntekijät, esihenkilöt ja johtajat yhdessä rakentavat ymmärrystä asiakastyössä syntyvästä tiedosta sekä sen hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä ja johtamisessa. Tiedonmuodostus ei ole pelkkää tiedon keräämistä, vaan monivaiheinen ja kontekstisidonnainen prosessi, joka liittyy asiantuntijuuden kehittymiseen, asiakastyön arkeen sekä hallinnollisiin ja poliittisiin rakenteisiin. Hankkeen tavoitteena on tuottaa tietoa ja ymmärrystä aikuissosiaalityössä tapahtuvasta tiedonmuodostuksesta sekä tiedon hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä ja johtamisessa.
Tutkimusaineisto sisältää sekä epäsuoria että suoria tunnistetietoja. Empiirisenä aineistona ovat kahdella tai kolmella hyvinvointialueella toteutettavat sosiaalityössä työskentelevien työntekijöiden ja asiakkaiden vuorovaikutustilanne ääninauhoitteet ja havainnointimuistiinpanot, työntekijöiden yksilö- ja ryhmähaastattelut, jotka ääninauhoitetaan. Lisäksi haastattelemme (yksilö- ja ryhmähaastattelut) aikuissosiaalityön esihenkilöitä ja johtajia. Tutkimuksessa sovelletaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja ihmistieteiden eettisiä ja tietosuojaan liittyviä periaatteita. Riski tutkimukseen osallistuvan henkilön tunnistamiseen annettujen tietojen perusteella on pieni. Tutkimukseen osallistuvilta pyydetään suostumus, ja henkilötietoja käsitellään ja säilytetään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti Turun yliopiston Taltio-verkkolevyllä ja esihenkilö ja johtajahaastatteluiden osalta Itä-Suomen yliopiston hallinnoimalla Teams-alustalla. Henkilöiden taustatiedot pidetään erillään tutkimusaineistosta ja suorat tunnistetiedot poistetaan litteraatiovaiheessa. Litterointiin palkataan ulkopuolinen taho. Haastattelujen litteroinnin suorittava yhteistyökumppani velvoitetaan noudattamaan ajantasaisia tietosuojasäädöksiä.
- Henkilöt, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn
Kirsi Günther, tutkimuksen johtaja ja johtava tutkija, Turun yliopisto
Harri Laihonen, tutkimuksen vastuuhenkilö ja johtava tutkija, Itä-Suomen yliopisto
Elina Laine, erikoistutkija, Turun yliopisto
Iida Kulmala, projektitutkija, Turun yliopisto
Riikka Sujamo, projektitutkija, Itä-Suomen yliopisto
Henna-Riikka Launonen, projektitutkija, Itä-Suomen yliopisto
Turun yliopistolle palkattava tutkimusavustaja, Turun yliopisto
Jenni-Mari Räsänen, yliopistonlehtori, Tampereen yliopisto
5.Henkilötietojen käsittelyn kesto
TIMO) Kohti yhteistä ymmärrystä: tiedonmuodostuksen prosessit ja tiedolla johtaminen aikuissosiaalityössä. Tutkimushankkeen kesto, 1.1. 2026-31.12.2028. Henkilötietojen käsittelyn ajallinen kesto: 10 vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen.
6.Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan alakohtaan:
☒ yleistä etua koskeva tehtävä:
☒ tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastolliset tarkoitukset
☐ tieteellisten aineistojen tai kulttuuriperinnöllisten materiaalien arkistointi
☐ rekisteröidyn suostumus
☐ rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
☐ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
7.Tutkimusaineistoon sisältyvät henkilötiedot
Tutkimushankkeessa empiirisenä aineistona ovat kahdelle tai kolmella hyvinvointialueella toteutettavat sosiaalityössä työskentelevien työntekijöiden ja asiakkaiden vuorovaikutustilanne ääninauhoitteet ja havainnointimuistiinpanot, työntekijöiden yksilö- ja ryhmähaastattelut, jotka ääninauhoitetaan. Lisäksi haastattelemme (yksilö- ja ryhmähaastattelut) aikuissosiaalityön esihenkilöitä ja johtajia. Tutkimuksessa sovelletaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja ihmistieteiden eettisiä ja tietosuojaan liittyviä periaatteita. Tutkimukseen osallistuvia informoidaan tutkimuksesta sekä heiltä pyydetään suostumus, ja henkilötietoja käsitellään ja säilytetään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti Turun yliopiston Taltio-verkkolevyllä ja Itä-Suomen hallinnoimalla Teams-alustalla. Henkilöiden taustatiedot pidetään erillään tutkimusaineistosta ja suorat tunnistetiedot sekä tutkimuksessa mahdollisesti esiin nousseet sensitiiviset tiedot poistetaan.
Tutkimuksessa käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, ammattinimike, hyvinvointialueen tai muun työnantajaorganisaation nimi. Henkilötietoja kerätään haastateltavien suostumuksen varmistamiseksi ja taustatietojen kartoittamiseksi. Tutkimukseen osallistuvien taustatiedot säilytetään salasanalla suojatulla Turun yliopiston Taltio-palvelimella ja Itä-Suomen yliopiston hallinnoimalla Teams-alustalla muusta aineistosta erillään. Suorat tunnistetiedot poistetaan aineiston keruun päätyttyä.
Tutkimuksessa henkilön suoria tunnistetietoja ovat erillisessä suojatussa kansiossa tallennetut nimi ja hyvinvointialueen nimi poistetaan, aineiston keruun tultua päätökseen. Taustatiedot (ammattinimike) säilytetään aineiston säilytysajan. Pääasiallisena tutkimusaineistona muodostuu ääninauhoista, aukikirjoitetuista litteraateista sekä havaintoaineistosta. Ääninauhoitteista suorat tunnistetiedot poistetaan. Aineiston litteroinnit tehdään mahdollisimman nopeasti aineiston keruun jälkeen. Litterointiin palkataan ulkopuolinen taho. Haastattelujen litteroinnin suorittava yhteistyökumppani velvoitetaan noudattamaan ajantasaisia tietosuojasäädöksiä. Tutkimuksen analyysivaiheessa tutkimusaineistoa analysoidaan pseudonymisoituna tietona. Pseudonymisoitu litteroitu aineisto, josta on poistettu kaikki tunnistettava tieto, säilytetään tutkimushankkeen päättymisen jälkeen 10 vuoden ajan Turun yliopiston tietoturvallisella verkkopalvelimella ja Itä-Suomen yliopiston hallinnoimalla Teams-alustalla mahdollista jatkotutkimusta varten. Tutkimusaineistoa käsitellään huolellisesti ja sen säilyttämisen tietosuojaan kiinnitetään erityistä huomiota. Aineiston litterointiin voidaan käyttää ulkopuolista palveluntuottajaa, joka on sitoutunut aineiston luottamukselliseen käsittelyyn ja vaitioloon. Pseudonymisoidun tutkimusaineiston analysointiin voidaan käyttää kvalitatiivisen aineiston analyysiohjelmia (Nnivo tai Atlas.ti).
Litteroituun tutkimusaineistoon, josta on poistettu tunnistetiedot, voidaan myöntää tutkimuslupa Turun yliopiston ja Itä-Suomen yliopiston tutkijoille sopimuksen mukaisesti. Aineiston käyttöoikeus voidaan antaa pro gradu- ja väitöskirjatutkimuksiin. Aineisto luovutetaan tällöin litteroidussa muodossa, josta on pseudonomisoitu sensitiivinen tieto. Käyttöoikeuden myöntäminen perustuu tarkoituksenmukaiseen ja eettisesti kestävään tutkimussuunnitelmaan, joka arvioidaan tapauskohtaisesti. Aineiston jatkokäytöstä sovitaan hankkeen työryhmän kesken yhteisellä sopimuksella.
8.Erityiset henkilötietoryhmät (arkaluontoiset henkilötiedot)
Tutkimuksessa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä.
9.Henkilötietojen keräämisen lähteet
Emme kerää tietoisesti tai tavoitteellisesti henkilötietoja tutkimukseen osallistuvilta. Henkilötietoja saattaa kuitenkin kertyä tutkimukseen osallistuvilta havainnoinnin tai/ ja yksilö- ja ryhmähaastatteluiden yhteydessä.
10.Henkilötietojen suojatoimenpiteet
Henkilötietoihin sovelletaan seuraavia suojatoimia:
☐ Aineisto on salassa pidettävää.
Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla:
☒ käyttäjätunnus ja salasana
☐ käytön rekisteröinti/lokitus
☐ kulunvalvonta
☐ salaus/kryptaus
☒ kaksivaiheinen tunnistautuminen
☐ muu, mikä:
Manuaalista (esim. paperimuodossa tai muuten aineellisessa muodossa) olevaa aineistoa suojataan seuraavilla tavoilla: Paperimuotoinen tieto säilytetään lukitussa tilassa olevissa lukitussa kaapeissa, joihin vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.]
Suorien tunnistetietojen käsittely:
☐ Aineisto kerätään ilman suoria tunnistetietoja
☒ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa:
Aineisto pseudonymisoidaan litterointivaiheessa eli aineistosta tunnistetiedot korvataan peitenimillä. Litteraatioita säilytetään eri paikassa kuin taustatieto- ja suostumuslomakkeita.
☐ Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska:
[peruste suorien tunnistetietojen säilyttämiselle]
11.Henkilötietojen siirtäminen ja jakaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietoja ei siirretä rekisterinpitäjän ulkopuolelle.
12.Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
13.Automaattinen päätöksenteko
Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi merkittävä vaikutus tutkittaviin.
14.Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen
☐ Tutkimusaineisto poistetaan
☒ Tutkimusaineisto säilytetään tämän tutkimuksen tulosten luotettavuuden arvioimista varten:
☒ ilman suoria tunnistetietoja ☐ tunnistetiedoin
☒ Tutkimusaineisto säilytetään myöhempää, yhteensopivaa tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti:
☒ ilman suoria tunnistetietoja ☐ tunnistetiedoin
Tutkimusaineisto säilytetään tutkimushankkeen päättymisen jälkeen 10 vuotta Turun yliopiston tietoturvallisella verkkopalvelimella ja Itä-Suomen yliopiston hallinnoimalla Teams-alustalla mahdollista jatkotutkimusta varten. Tämän jälkeen aineisto tuhotaan.
Tutkimusaineiston säilytys perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b ja e alakohtiin. Tutkimusaineiston uudesta tutkimuskäytöstä lähetetään tutkittaville uusi tietosuojaseloste, paitsi jos rekisterinpitäjä ei enää pysty tunnistamaan tutkittavia tutkimusaineistosta.
15.Rekisteröidyn oikeudet sekä niihin tehtävät poikkeamat
Lisätietoa tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistasi antaa kohdassa 1 mainittu yhteyshenkilö.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkistaa itseään koskevat tiedot (15 artikla)
- oikaista omia tietoja (16 artikla)
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi (17 artikla)
- rajoittaa omien tietojen käsittelyä (18 artikla)
- siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle (20 artikla)
- vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla)
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (22 artikla)
Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksiin tehtävät poikkeamat
Tietosuojalainsäädäntö mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista. Tarve tehdä poikkeamia rekisteröityjen oikeuksiin arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
Tämän tietosuojaselosteen tutkimuksessa on todennäköisesti tarpeen tehdä poikkeamia seuraaviin rekisteröityjen oikeuksiin:
☐ Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (15 artikla)
☐ Oikeus oikaista omia tietoja (16 artikla)
☐ Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi (17 artikla)
☐ Oikeus rajoittaa omien tietojen käsittelyä (18 artikla)
☐ Oikeus siirtää rekisterinpitäjältä toiselle (20 artikla)
☐ Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla)
Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, niin oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröity pysty antamaan luotettavan tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (11 artikla).
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi