Hybridityö ja digitalisaatio haastavat johtamisen rakennusalalla
Rakennusalaa haastavat kasvavat laatu- ja raportointivaatimukset, vaihtuvat projektiorganisaatiot ja muuttuvat työskentelyolosuhteet – ja kaiken keskellä pitäisi vielä kehittää tuottavuutta uusia digitaalisia ratkaisuja käyttöönottamalla. Pirstaleinen toimintaympäristö asettaa vaatimuksia erityisesti johtamiselle. Minkälaista sitten on hyvä johtaminen etänä ja monipaikkaisesti toimivassa työyhteisössä? Jyväskylän ammattikorkeakoulun Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia – hankkeessa (ESR) sen on määritelty muodostuvan kahdesta osa-alueesta: työn sujumiseen liittyvistä tekijöistä ja yhteisöllisyyteen liittyvistä tekijöistä. Kun molempiin kiinnitetään huomiota, saadaan aikaan sekä työn iloa että tuottavuutta.
Työn sujuminen virtuaalijohtamisen näkökulmasta edellyttää, että työyhteisössä on käytössä tarkoituksenmukaiset työkalut digitaaliseen viestintään ja että näitä työkaluja osataan myös tehokkaasti hyödyntää. Lisäksi on luotava selkeät pelisäännöt siihen, miten ja missä erityyppisistä asioista viestitään. Työyhteisön jäsenen näkökulmasta työn sujuminen edellyttää lisäksi itsensä johtamisen taitoja: on pystyttävä hallitsemaan omaa ajankäyttöä sekä pitämään huolta työn tauotuksesta ja palautumisesta. Työyhteisön yhteisöllisyys puolestaan rakentuu luottamuksesta, vuorovaikutuksesta, yhteisistä kokemuksista, työn merkityksellisyydestä, kuulluksi tulemisesta ja turvallisuuden tunteesta. Yhteisöllisen kulttuurin luomisessa ja siihen kannustamisessa on johdolla merkittävä rooli sekä esimerkin näyttäjänä että yhteisöllisyyden merkityksellisyyden puolestapuhujana.
Digitalisaation hyödyt ja hidastajat
Koronakriisin aikana digitaalisia työkaluja on otettu rakennusalan yrityksissä käyttöön aiempaa laajemmin ja Rakennusteollisuus RT:n kyselytutkimuksessa peräti 99 prosenttia kyselyyn vastanneista yrityksistä arvioi digipanostustensa jatkossakin kasvavan tai pysyvän vähintään ennallaan (1). Digitalisaatiosta haetaan ratkaisuja esimerkiksi reaaliaikaisen ja kattavan tiedon keräämiseen työvaiheiden etenemisestä tai aikataulujen pullonkauloista. Datan hyödyntämisen avulla työmailla tapahtuvaa odottelua voidaan vähentää ja työn tuottavuutta nostaa. (2)
Vaikka digitalisaation odotetut hyödyt ovat kiistattomat, hidastavat etenkin asenteet ja osaamisen puutteet digitaalisten ratkaisujen hyödyntämistä (3). Uusien teknologioiden ja työkalujen käyttöönotto ja omaksuminen on valtaosalle käyttäjistä haasteellista, vaikka niiden käytettävyys olisikin kohdallaan. Lisäksi innostuakseen asiasta käyttäjien tulisi kokea uusien digitaalisten työkalujen tuottavan paremman lopputuloksen kuin perinteisten menetelmien.
Onnistumisen resepti
Yleisesti uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönoton kriittisiä menestystekijöitä ovat johdon tuki, selkeät tavoitteet ja päämäärä, odotusten hallinta ja muutoksen johtaminen, riittävä ja oikea-aikainen koulutus sekä sujuva kommunikointi ja yhteistyö eri toimijoiden välillä. Kaikki lähtee selkeästä yhteisestä suunnasta: digitalisaatio tarjoaa lukemattomia mahdollisuuksia, mutta kaikkea ei työyhteisössä voida muuttaa ja kehittää kerralla. Jokaisen työyhteisön jäsenen tulisi olla tietoinen yhteisestä päämäärästä sekä ymmärtää, mikä merkitys omalla työllä ja tekemisellä on kokonaisuuteen nähden. Etenkin muutostilanteessa on tärkeää, että johto viestii näistä henkilöstölle säännöllisesti ja ennakoivasti, mutta myös avoimesti ja rehellisesti. Jokaisen työyhteisön jäsenen tulisi saada kaikki työhönsä liittyvä oleellinen tieto ajantasaisesti.
Uusia digitaalisia työkaluja ei tulisi koskaan vain antaa käyttöön ja odottaa, että henkilöstö selviytyy käyttöönotosta ilman perehdytystä ja oman varsinaisen työnsä ohella. Johdon tulee eri keinoin varmistaa, että jokaisella työyhteisön jäsenellä on mahdollisuus:
- oppia ja kehittää omaa osaamistaan
- vaikuttaa omaan työhönsä ja
- hyödyntää omia vahvuuksiaan matkalla kohti yhteistä päämäärää.
Kehitettiinpä työyhteisössä sitten mitä tahansa, ei ole tavatonta, että muutosmatkalla törmätään erilaisiin haasteisiin. Työhyvinvoinnin näkökulmasta on olennaista, että työyhteisön kohtaamat haasteet nostetaan avoimesti esille ja käsitellään asianmukaisesti ja arvostavasti. Kun ongelmat on saatu ratkottua ja uusien toimintatapojen tai työkalujen käyttöönottamisen maali alkaa häämöttää, meinaa yksi asia helposti unohtua: onnistumisen juhliminen. Yhdessä iloitseminen kasvattaa työyhteisön positiivista henkistä pääomaa ja yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kun työyhteisössä panostetaan sekä työn sujumiseen että yhteisöllisyyteen, saadaan virtuaalijohtamisen keinoin luotua sekä työn iloa että tuottavuutta.
Mikäli virtuaalijohtamisen toimintatapojen kehittäminen sekä henkilöstön työhyvinvoinnin vahvistaminen kiinnostavat ja ovat ajankohtaisia asioita omassa monipaikkaisesti tai etänä toimivassa työyhteisössäsi, tutustu lisää Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeeseen osoitteessa: https://www.jamk.fi/fi/projekti/virtual-leaders.
Virtual Leaders (2020-2023) –hanketta rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus Euroopan sosiaalirahastosta.
Lähteet
1) Aatsalo, J. 2020. Koronakriisi kiihdyttää rakennusalan investointeja digitaalisiin työkaluihin. Rakennuslehti. [Viitattu 4.2.2022]. Saatavissa: https://www.rakennuslehti.fi/2020/09/koronakriisi-kiihdyttaa-rakennusalan-investointeja-digitaalisiin-tyokaluihin/
2) Kohtamäki, T. 2017. Puheenjohtajan blogi: digitalisaatio tarjoaa työkaluja rakennusalalle. Rakennustekniikka. [Viitattu 4.2.2022]. Saatavissa: https://www.ril.fi/fi/rakennustekniikka/puheenjohtajan-blogi-digitalisaatio-tarjoaa-tyokaluja-rakennusalalle.html
3) Rakennusteollisuus RT. 2020. Rakennusalalla kasvuhakuiset yritykset panostavat digitalisaatioon. Tiedote. [Viitattu 4.2.2022]. Saatavissa: https://www.rakennusteollisuus.fi/Ajankohtaista/Tiedotteet1/2020/rakennusalalla-kasvuhakuiset-yritykset-panostavat-digitalisaatioon/
Kirjoittaja
Laura Sjöman, johtamisen opettaja Jamkissa sekä asiantuntija Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeessa (ESR).