Tietosuojalauseke

Tutkimusdatan tietosuojailmoitus

1.Tutkimuksen rekisterinpitäjä	Turun yliopisto, FI-20014 Turku
2.Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako	(Kyseessä ei ole yhteistyöhanke)
3. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä	FT Johanna Hautala
4.Tietosuojavastaavan yhteystiedot	Camilla Engman Sähköposti: DPO@utu.fi Puhelin: +358 29 450 4361
5. Yhteyshenkilö tutkimusrekisteriä koskevissa asioissa	Ph.D. Johanna Hautala (johanna.hautala@utu.fi)
6. Tutkimusrekisterin nimi	SMAK
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste	Henkilötiedot joita kerätään henkilöiltä, jotka vastaavat kyselyyn ja ovat läsnä havainnointitilanteissa sisältävät esimerkiksi iän ja sukupuolen. Kerättävä data vaihtelee eri kyselyiden ja eri havainnointitilanteiden välillä. Kerättyjä tietoja käytetään datan analysoinnissa ja tulosten raportoinnissa. Dataa kerätään vuosien 2018−2023 välillä tutkimushankkeeseen ’Second Machine Age Knowledge Co-Creation Processes’ jota rahoittaa Suomen akatemia (projektin numero 319872). Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 tai artikla 9. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1 (valitse yksi peruste kuhunkin käyttötarkoitukseen): ☐ rekisteröidyn suostumus ☐rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen säädökset:  ☐ yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö X   tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi ☐   tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi ☐rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen mikä oikeutettu etu on kyseessä: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 9 (erityiset henkilötietoryhmät): ☐        rekisteröidyn suostumus ☐        yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi
8. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää	Aineisto saattaa sisältää, esimerkiksi iän ja sukupuolen tai muuta taustainformaatiota joka on olennaista datan analyysin kannalta tutkimustarkoitukseen.
9. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään	Kyselyt: vastaajat antavat itse datan vastaamalla kyselyn kysymyksiin. Havainnointi: tutkija osallistuu havainnoitaviin tilanteisiin avoimesti tutkijana ja kirjaa ylös havaintojaan.
10. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle	Kyselyt: kyselyt kerätään Webropol Oy:n (Webropol on kyselytyökalun tarjoava yritys jonka kyselyt ovat Turun yliopistossa yleisesti käytössä). SMAK-hankkeessa tehdään kansainvälistä tutkimusyhteistyötötä hankejohtajan ja tutkimuksen aihepiirin tutkijoiden välillä. Hankkeen johtaja ja hankkeen tutkijat ovat vastuussa kerätyn tutkimusaineiston käsittelemisestä ja tallentamisesta. SMAK-hankkeen tutkimusdatan kuvaukset lisätään ETSIN avoimeen tietokantaan (http://openscience.fi/etsin). Tämän myötä tutkijat jotka työskentelevät samanlaisten teemojen parissa voivat ottaa yhteyttä hankkeen johtajaan ja keskustella tutkimusyhteistyöstä. Tutkimusdata kuvaillaan myös Turun yliopiston tutkimusaineistojen tietokannassa.
11. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle	SMAK sisältää kansainvälistä yhteistyötä hankkeen johtajan ja muiden tutkijoiden välillä. Hankkeen johtaja ja tutkimusryhmä ovat vastuussa datan käsittelemisestä ja tallentamisesta.
12. Automatisoitu päätöksenteko	Dataa analysoidaan esimerkiksi vastauksia luokittelemalla. Tietokoneohjelmistoja hyödynnetään analysoimisessa, mutta tutkijat tulkitsevat tuloksia huolellisesti ja kriittisesti perustellen.
13. Henkilötietojen suojauksen periaatteet	Tutkimusdata on tallennettu Turun yliopiston intranet-kansioon, jota Turun yliopisto suojaa parhaiden käytäntöjensä, informaation suojaamisen ja laillisten sääntöjen ja periaatteiden mukaisesti ulkopuolisilta tahoilta. Tutkimusdataa suojataan käyttäjätunnusten, salasanojen ja käyttäjäoikeuksien avulla. Käyttäjäoikeudet henkilötietoja sisältävään dataan saavat SMAK-hankkeen jäsenet, jotka tarvitsevat näiden aineistojen käyttöoikeutta työtehtäviensä suorittamiseksi. Datajärjestelmään pääsee ainoastaan suojatun verkkoyhteyden, käyttäjätunnuksen ja salasanan kautta. Sopimus henkilötietojen käsittelemisestä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on tehty kyselyjärjestelmän tarjoajan kanssa (Webropol Oy).
14. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen	Anonymisoitu data tallennetaan hyvän tieteellisen käytännön periaatteiden mukaisesti (esim. tutkimuksen toistettavuus, validiteetti ja tarkastus).
15. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen	Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteyshenkilö oikeuteen ja velvollisuuksiin liittyvissä kysymyksissä on tietosuojavastaava. Hänen yhteystietonsa löytyvät kohdasta neljä.