Tietosuojaseloste

Tiedote tutkittaville Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusaineistonkeruusta

Olet ottamassa osaa Turun yliopistossa järjestettävään tieteelliseen tutkimukseen, jonka nimi on Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä. Kirjoitus lähetetään Tietoarkiston Penna-verkkoalustan kautta. Tietoarkisto vastaa yhdessä Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusryhmän kanssa kirjoitusaineistosta. Sitä koskevasta tietosuojasta voit lukea täällä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa sitä, miten tutkimukseen lähettämääsi kirjoitusta ja mahdollisesti kilpailuun osallistumista varten antamiasi henkilötietojasi käsitellään Turun yliopiston sosiaalityön oppiaineen Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusryhmässä.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tutkimuksella on kaksi rekisterinpitäjää. Turun yliopisto ja Tietoarkisto. Tämä on seloste Turun yliopiston osuuden käsittelystä. Voit perehtyä Tietoarkiston tietosuojaselosteeseen täällä (https://www.fsd.tuni.fi/fi/tietoarkisto/asiakirjat/arkistonmuodostussuunnitelma/tietosuojaseloste/#penna).

Turun yliopisto

Yhteyshenkilö projektia koskevissa asioissa:

Nimi: Anna-Maria Isola

Osoite: Assistentinkatu 7, Publicum, 20500 Turku

Puh.: 046 810 3877

E-mail: anna-maria.isola@utu.fi

 

  1. Kuvaus tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelystä

Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusaineistonkeruulla kerätään aineisto, jonka avulla saadaan nuorten kokemukset mukaan köyhyyttä käsittelevään tutkimukseen ja köyhyydestä käytävään yhteiskunnalliseen keskusteluun. Tämä on tarpeellista, koska suomalaisten nuorten kokemasta köyhyydestä heidän itse kertomanaan tiedetään vähän tieteellisen tutkimuksen perusteella. Tietoa tarvitaan myös siksi, että voidaan löytää keinoja, joilla ehkäistään köyhyyden jatkuminen aikuisuuteen ja jotta voidaan ylläpitää erilaisia nuorille tärkeitä mahdollisuuksia köyhyyden keskellä. Tutkimusaineistonkeruu ja kirjoituskilpailu noudattavat vuosina 2006 ja 2019 yhteistyössä Tietoarkiston kanssa järjestettyjen Arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -kirjoituskilpailuja.

Varsinaisen Nuoren arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusaineistonkeruu kattaa Tietoarkiston Penna-palvelun kautta lähetetyt ja osallistujan suostumuksella Tietoarkistoon arkistoitavat materiaalit. Kirjoituksen lähettämisen yhteydessä osallistujalta kysytään taustatietona ikä ja sukupuoli. Tähän kokonaisuuteen viitataan myöhemmin termillä tutkimusaineisto.

Jos tutkimusaineistonkeruuseen osallistuja haluaa osallistumisestaan pienen kiitoslahjan tutkimusaineistonkeruun päätyttyä ja jos hän haluaa osallistua arvontaan tai kirjoituskilpailuun, hän lähettää kirjoituskutsussa linkitetyllä tietoturvallisella REDCap-lomakkeella tutkimuksen vastaavalle tutkijalle nimimerkkinsä ja yhteystietonsa. Yhteystieto voi olla joko sähköposti tai puhelinnumero. Nimimerkki tarvitaan, kun varmistetaan, että henkilötietojen ilmoittaja on lähettänyt kirjoituksensa Pennaan. Yhteystieto tarvitaan kiitoslahjan toimittamiseen ja jotta osallistujan kanssa voidaan sopia mahdollisen palkinnon toimittamisesta. Kun nimimerkkiä ja yhteystietoa ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin, ne tuhotaan, kuitenkin viimeistään 31.3.2023. Kirjoitus ja yhteystieto eivät ole tämän jälkeen yhdistettävissä. Tähän kokonaisuuteen viitataan myöhemmin termillä osallistujarekisteri.

 

  1. Tutkimusryhmän vastuullinen yhteyshenkilö

Nimi: Anna-Maria Isola

Osoite: Assistentinkatu 7, Publicum, 20500 Turku

Puh.: 046 810 3877

E-mail: anna-maria.isola@utu.fi

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Turun yliopiston tietosuojavastaava on tavoitettavissa sähköpostitse osoitteesta: dpo@utu.fi.

 

  1. Henkilöt, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn

Osallistujarekisterin (nimimerkki ja yhteystieto) käsittelyyn osallistuvat vastuullisena tutkijana Anna-Maria Isola ja tutkimusryhmän projektitutkija Toni Rajala. Penna-palvelun kautta tallennetun tutkimusaineiston käsittelystä eli anonymisoinnista, karkeistamisesta ja arkistoinnista vastaa Tietoarkisto yhdessä Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusryhmän kanssa.

 

  1. Tutkimuksen nimi sekä tutkimuksen kesto

Tutkimuksen nimi: Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä

Osallistujarekisterin voimassaolo: Kiitoslahjaa ja kirjoituskilpailuun osallistumista varten annetut henkilötiedot (nimimerkki ja yhteystieto) säilytetään siihen saakka, kun kiitoslahjat on toimitettu keruun päätyttyä ja palkinnot on toimitettu voittajille. Rekisteri tuhotaan kuitenkin viimeistään 31.3.2023.

Tutkimusaineiston voimassaolo: Jos osallistuja ei ole antanut suostumustaan kirjoituksensa arkistointiin Tietoarkistoon, kirjoitus tuhotaan tutkimuksen päätyttyä mutta kuitenkin viimeistään 31.12.2032. Jos osallistuja on antanut suostumuksensa kirjoituksensa arkistointiin Tietoarkistoon, kirjoitusta ei tuhota.

 

  1. Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavan, tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklassa mainitun, käsittelyperusteen nojalla:

☒ rekisteröidyn suostumus (osallistujarekisteri);

☐ käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi;

☐ rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen;

☐ käsittely on tarpeen rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi;

☐ käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

☒  tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastollisia tarkoituksia varten (tutkimusaineisto);

☐  tieteellisten aineistojen tai kulttuurisperinnöllisten materiaalien arkistointia varten;

☐ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

 

  1. Tutkimusmateriaaliin sisältyvät henkilötiedot sekä suojatoimenpiteet

Tutkimusaineisto: Tukimuksen osallistuja toimittaa kirjoituksensa Tietoarkiston Penna-palvelun kautta, jossa hän antaa suostumuksensa kirjoituksensa käyttämiseen joko Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimukseen tai (tai sekä että) kirjoituksen arkistoimiseen Tietoarkistoon. Tietoarkisto ohjeistaa osallistujaa välttämään kirjoituksissa tietoa, josta hänet tai kolmannen henkilön voisi tunnistaa. Osallistujaa ohjeistetaan myös valitsemaan kirjoitukselleen nimimerkki, jota hän ei käytä muualla. Kirjoituksen lähettämisen yhteydessä Penna-palvelussa kysytään taustatietoina ikää ja sukupuolta.

Osallistujarekisteri: Jos osallistuja haluaa kiitoslahjan ja jos hän haluaa osallistua kirjoituskilpailuun, häneltä tarvitaan lisäksi kirjoitukseen liittämänsä nimimerkki ja yhteystietona joko sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Henkilötietojen minimoimiseksi osallistujalta ei kysytä hänen nimeään. Näin suojellaan erityisesti haavoittuvassa asemassa olevia alle 18-vuotiaita osallistujia. Nimimerkin avulla tarkistetaan, että henkilötietojen ilmoittaja on osallistunut Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusaineistonkeruuseen toimittamalla tekstinsä Penna-verkkoalustalle. Yhteystietoa ei muutoin yhdistetä Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -aineistoon. Osallistuja antaa nimimerkkinsä ja yhteystietonsa kirjoituskutsuun linkitetyllä tietoturvallisella REDCap-lomakkeella, jossa hän rastittamalla valitsee, haluaako osallistuja kiitoslahjan ja haluaako hän osallistua kirjoituskilpailuun. Lomakkeella osallistuja antaa myös suostumuksensa nimimerkkinsä ja yhteystietonsa tallentamiseen Turun yliopiston verkkoympäristöön suojattuun kansioon määräajaksi eli enintään 31.3.2023 saakka.

Tutkimusrekisteri ja osallistujarekisteri yhdessä: Tietoarkiston Penna-palvelun kautta toimitetut kirjoitukset arkistoidaan aikaisintaan 31.3.2023, jolloin nimimerkin ja yhteystiedon sisältävä rekisteri on tuhottu. Tämä on suojatoimenpide, jolla vähennetään riskiä siitä, että Tietoarkistoon arkistoidut kirjoitukset ja ulkopuolisessa hyökkäyksessä mahdollisesti kaapatut nimimerkit ja yhteystiedot olisivat yhdistettävissä kirjoituksen mahdollisesti sisältämään arkaluontoiseen tietoon.

 

  1. Erityiset henkilötietoryhmät (arkaluontoiset henkilötietoryhmät)

Tutkimuksessa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä.

 

10.Henkilötietojen keräämisen lähteet

Henkilötietoja ei kerätä muulloin kuin osallistujan suostumukseen perustuen hänen halutessaan osallistua kirjoituskilpailuun ja / tai halutessaan kiitoslahjan. Suoria tunnistetietoja ei kerätä, sillä Tietoarkiston Penna-verkkoalustan kautta kerättyä Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -aineistoa ei yhdistetä henkilötietoihin muulloin kuin on tarve tarkistaa osallistujan kirjoituskilpailuun osallistuminen.

 

  1. Henkilötietojen siirtäminen ja jakaminen kolmansille osapuolille

Tietoarkisto siirtää Penna-alustalle tulleet kirjoitukset keruun päätyttyä Anna-Maria Isolan tutkimusryhmälle Turun yliopistoon. Henkilötietoja ei siirretä Turun yliopiston/tutkimusryhmän ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Automaattinen päätöksenteko ja noudatettavat suojatoimet

Automaattista päätöksentekoa ei toteuteta käsiteltäviin henkilötietoihin.

Turun yliopistolle määräajaksi (3.10.2022–31.3.2023) tallennettuun osallistujarekisteriin sovelletaan seuraavia suojatoimia:

☒ Aineisto on salassa pidettävää.

☐ Kirjalliseen materiaaliin sovellettavat suojatoimet:

☒ IT-järjestelmissä toteutettava henkilötietojen käsittely:

Osallistujarekisteriin tallennettavat tiedot kerätään tietoturvallisella REDCap-lomakkeella, joka säilytetään Turun yliopiston sisäisen verkon työasemalla sijaitsevassa salasuojatussa kansiossa. Osallistujarekisterille luodaan oma salasanoilla suojattu kansio, johon on pääsy vain vastuullisella tutkijalla ja tutkimusryhmän tutkimusavustajalla. Tutkimusavustaja allekirjoittaa salassapitosopimuksen.

Tietoarkiston Penna-palvelun kautta toimitettuihin kirjoituksiin sovelletaan seuraavia suojatoimia:

☐ Aineisto on salassa pidettävää.

☒ Kirjalliseen materiaaliin sovellettavat suojatoimet:

Kirjoitukset kerätään nimettöminä. Kirjoittajaa ohjeistetaan välttämään oikeita nimiä.  Kirjoituksissa mahdollisesti ilmenevien henkilötietojen käsittelystä vastaavat keruun toteuttava tutkija ja Tietoarkisto yhdessä (yhteisrekisterinpitäjyys). Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain mukaisesti akateemisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoitukseen. Tietoarkisto voi tarvittaessa muokata arkistoitavia kirjoituksia tietosuojavaatimusten ja muiden laillisten vaatimusten täyttämiseksi.

☒ IT-järjestelmissä toteutettava henkilötietojen käsittely:

Kirjoituksen toimittaminen Tietoarkiston Penna-verkkopalvelun kautta ei tietosuojasyistä edellytä rekisteröitymistä, eikä Pennassa ole välitallennustoimintoa. Kirjoitusten lähettäjien tietokoneiden IP-osoitteita ei tallenneta kirjoitusten yhteyteen.

Suorien tunnistetietojen käsittely:

Jos kirjoitus sisältää suoria tunnistetietoja, ne poistetaan ennen arkistointia yhteistyössä Tietoarkiston ja Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -tutkimusryhmän kanssa.

 

  1. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Osallistujarekisteri (nimimerkki ja yhteystieto) tuhotaan viimeistään 31.3.2023

Tutkimusaineisto arkistoidaan:

☒ilman tunnistetietoja

Nuorten arkipäivän kokemuksia köyhyydestä -aineisto arkistoidaan osallistujan suostumuksen perusteella Tietoarkistoon Penna-verkkoalustan kautta.

☐tunnistetiedoin

 

  1. Oikeutesi rekisteröitynä sekä näihin tehtävät poikkeamat

Tutkimusaineisto: Kirjoituksen lähettäneellä osallistujalla on oikeus poistaa kirjoituksensa Penna-palvelusta tutkimusaineistonkeruun aikana 5.10.2022–9.12.2022. Penna-palveluun tallennettuja kirjoituksia ei toimiteta tutkimusryhmälle tarkasteltavaksi keruun ollessa kesken, koska kirjoittajalla on oikeus palata muokkaamaan kirjoitustansa tai poistaa sen kokonaan keruun aukioloaikana. Osallistujalla on oikeus pyytää lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Tietoarkistolta.

Osallistujarekisteri: Osallistuja voi ottaa yhteyttä tutkimusryhmän vastuulliseen tutkijaan Anna-Maria Isolaan saadakseen lisää tietoja hänen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistaan.

Rekisteröidyn oikeuksiin tehtävät poikkeamat

Tietosuoja-asetuksen sekä kansallisen tietosuojalain nojalla rekisteröidyn oikeuksiin voidaan tehdä tiettyjä poikkeamia, kun henkilötietojen käsittelyperusteena toimii tieteellinen tutkimus ja oikeuksien toteuttaminen tekisi käsittelyn tarkoituksen (tässä tapauksessa tieteellisen tutkimuksen) joko mahdottomaksi tai aiheuttaisi huomattavaa haittaa käsittelylle.

Tarve tehdä poikkeamia rekisteröityjen oikeuksiin arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Osallistujarekisterin kohdalla ei tarvitse tehdä poikkeamia sen voimassaolon ajalta 23.10.2022–31.3.2023. Tutkimusaineiston kohdalla on tarpeen tehdä poikkeamia seuraaviin rekisteröityjen oikeuksiin seuraavasti:

☒ Oikeus saada pääsy tietoihin (Artikla 15)

☒ Oikeus tietojen oikaisemiseen (Artikla 16)

☒ Oikeus tietojen poistamiseen (Artikla 17)

☒ Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (Artikla 18)

☒ Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä (Artikla 20)

☒ Vastustamisoikeus (Artikla 21)

Perusteet tehtäville poikkeamille sekä tehtävien poikkeamien ulottuvuus: Oikeus Tietoarkistoon arkistoidun kirjoituksen poistamiseen (Artikla 17), käsittelyn rajoittamiseen (Artikla 18), tiedon siirtämiseen järjestelmästä (Artikla 20) ja vastustamisoikeus (Artikla 21) päättyy, kun tutkimusaineistonkeruu päättyy 9.12.2022.  Oikeus saada pääsy tietoihin (Artikla 15) päättyy 31.3.2023, kun nimimerkin ja yhteystiedon sisältävä osallistujarekisteri on tuhottu. Osallistujalla on oikeus tehdä muutoksia ja poistaa tekstinsä Penna-verkkoalustalta tutkimusaineistonkeruun ajan 5.10.2022–9.12.2022.

 

Oikeus valituksen tekemiseen

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi