Virtuaalinen johtajuus – Miten saan tiimin toimimaan

Kirjoittanut: Mira Pakarinen, BCC Business Coaching Center Oy

Digitalisaatio muuttaa yrityksiä kovenevalla vauhdilla ja myös esimiestyön osaksi on tullut virtuaalijohtaminen. Virtuaalitiimeistä on tullut normaalikäytäntö liike-elämässä kasvotusten tapaavien tiimien rinnalla. Menneinä vuosina projektipäälliköillä ja esimiehillä oli luksusta saada tutustua rauhassa tiimin jäseniin ja luoda luottamusta sekä yhteisöllisyyttä tapaamisissa. Nyt he joutuvat usein tilanteeseen, jossa tiimi on hajaantunut joko maan sisäisesti tai globaalisti. Tämä luo esimiehille haasteita johtamiseen ja silti tulee saavuttaa nopeasti tuloksia.

Virtuaalijohtamisessa erityiksi haasteiksi on tunnistettu: luottamuksen rakentaminen, lähivuorovaikutuksen puute, suorituksen ennustettavuus ja luotettavuus, synergian puute ja asioiden yksinkertaistaminen. Melkoisia haasteita, mutta eroaako virtuaalinen johtaminen perinteisestä kasvokkain johtamisesta kovinkaan paljon? Ei eroa, mutta virtuaaliympäristö tekee johtamisen puutteet huomattavasti näkyvimmiksi. Johtamisen ”mindsetissä” on pohdittavaa virtuaalijohtajille, sillä tietoisuus haasteista on korkealla, mutta toimintatapojen muutokset ovat pieniä suhteessa saavutettavaan hyötyyn.

Millä virtuaalijohtaja saisi autopilotin kytkettyä pois päältä ja miettimään millaista johtamista sekä tiimityötä hän haluaa virtuaalitapaamisissa edistää? Hyvä virtuaalijohtaminen on tavoittelemisen arvoista. Hyödyt tehokkuutena, tuloksina ja ajan säästymisenä ovat yrityksille ja organisaatioille merkittävät.

Perusta virtuaalitiimi toiminnalla:

1. Luottamus: järjestä ensimmäinen tapaaminen kasvotusten, jos vain mahdollista. Rakentakaa yhdessä ryhmän tavoitteet ja pelisäännöt. Luo esimiehenä visio tiimille mihin olette menossa ja viekää yhdessä sovittuja asioita käytäntöön. Mikäli kasvotusten tapaaminen ei ole mahdollista, niin luo tiimin jäsenille mahdollisuuksia tutustua toisiinsa ammatillisesti sekä henkilökohtaisella tasolla. Varmista kaikkien tiimin jäsenten tietävän yhteisen vision ja pelisäännöt.
2. Prosessin ja tehtävien kirkastaminen, ei vain tavoitteet ja roolit. Tiimin tavoitteiden, roolien ja vastuiden määrittäminen kuuluu esimiehen tehtäviin, mutta erityisesti virtuaalitiimin esimiehen tulee keskustella tiimin jäsenten kanssa mitä tavoitteet tarkoittavat tekemisenä. Sopikaa myös läpinäkyvästi miten tehtävien toteutusta ja suorituksia seurataan tiimissä.
3. Johtaminen ja vuorovaikutus. Tavoitteiden, pelisääntöjen, prosessin ja tehtävien kirkastamisen jälkeen varmista henkilökohtaisesti tiimin jäsenten kanssa tavoitteiden olevan sekä organisaation että henkilön itsenä näkökulmasta tavoittelemisen arvoiset. Tämän jälkeen valtuuta tiimi tekemään työtä, anna tilaa ja tue. Virtuaalijohtaminen vaatii kykyä valmentavaan otteeseen arjessa. Taitoa kuunnella, kysyä, kulkea rinnalla, luottaa työntekijään tapaan toteuttaa työnsä ja antaa palautetta. Virtuaalitiimeissä ilmenee vuorovaikutuksen haasteita ja niitä ratkotaan usein reaktiivisesti. Tiimin kanssa on hyvä keskustella millaista vuorovaikutusta he haluavat edistää, jotta työ sujuisi ja tiimissä olisi inspiroivaa työskennellä. Tällöin vuorovaikutuksen painopiste siirtyy ratkaisukeskeisyyteen ja proaktiivisuuteen. Näillä toimenpiteillä luodaan pohjaa motivaation ja sitoutumisen ylläpitämiseen.
4. Teknologian kesyttäminen. Varmista, että tiimillä on käytettävissä teknologia, joka tukee yhteisöllisyyttä esim. jaetut työtilat ja videoyhteydet. Teknologia saattaa aiheuttaa pelkoja ja voi olla melkoinen kynnys työskennellä virtuaalitiimissä. Tänä päivänä oletetaan, että työntekijät liikkuvat virtuaalivirrassa kuin kalat vedessä. Välttämättä näin ei kuitenkaan ole ja on tärkeää yhdessä tarkastella miten virtuaalijärjestelmät toimivat. Keskustella mitä tiimi toivoo teknologian hyödyntämiseltä ja käytöltä sekä miten se tukee tavoitteiden saavuttamista.
5. Lopuksi. Muista toteuttaa virtuaalitapaamisia säännöllisesti ja rohkaise tiimin jäseniä sparrailemaan keskenään töiden edistämiseksi. Tuo esille mikä on tiimin yhteinen tarina yrityksen/organisaation isossa kuvassa. Virtuaalitapaamisissa esimiehen valmentavat vuorovaikutustaidot ovat tärkeä perusta, jotta tiimi voi menestyä. Lopuksi on hyvä muistaa, että modernissa virtuaalijohtamisessa ei ole enää kysymys minusta esimiehenä, vaan kyvystäni auttaa tiimin jäseniä onnistumaan.

Kirjoittaja on Business Coaching Centerin ammatticoach ja valmentaja, jolla pitkä kokemus liike-elämästä sekä virtuaalicoachina toimimisesta. Mira tulee olemaan Virtuaalijohtajuus valmennusohjelman ryhmäcoachingien coach. Hän antaa mielellään lisätietoja miten coachingilla voidaan tukea virtuaalijohtajaa onnistumaan.

TSE exe ja Business Coaching Center toteuttavat yhdessä Virtuaalijohtamisen valmennuksen 9.3.-22.9.2017. Lue lisää >>

Kirjoituksen taustalähteitä: HBR Making Virtual Teams Work, Cascio, WF., & Shurgailo, S. (2003), E-Leadership and Virtual Team, Organizational Dynamics, 31 (4) 362-376