Miten viestin kansalaiskeskustelusta?

Osallistujille viestiessä on tärkeää, että viestintä tehdään riittävän ajoissa ja selkeästi. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi kutsukirjeiden lähettämistä riittävän ajoissa, eli yleensä noin kaksi kuukautta ennen keskustelun toteutumista. Kutsuviestissä tulisi vastata kysymyksiin siitä, mistä kansalaiskeskustelussa on kyse, missä ja milloin se tapahtuu sekä erityisesti miksi kutsuttavan kannattaisi ilmoittautua vapaaehtoiseksi kansalaiskeskusteluun. Vapaaehtoisten joukosta muodostetaan keskustelun lopullinen kokoonpano useimmiten satunnaisvalintaa ja kiintiöitä hyödyntäen.

Ennen varsinaista kansalaiskeskustelua vapaaehtoisiksi ilmoittautuneisiin ollaan yhteydessä sähköpostilla tai puhelimitse. Tässä vaiheessa on tärkeää kommunikoida, ketkä ilmoittautuneista on valittu ja pyytää valittuja vahvistamaan osallistumisensa. Myös käytännön asiat on hyvä selventää. Niitä ovat esimerkiksi mahdollinen osallistumisesta maksettava palkkio, matkojen korvaaminen tai osallistumisohjeet, jos keskustelu järjestetään etäyhteydellä. Lisäksi osallistujille tulisi kertoa, vaaditaanko heiltä ennakkoon valmistautumista, kuten ennakkomateriaaleihin tutustumista tai kyselyjen täyttämistä.

Kansalaiskeskustelun jälkeen osallistujille tulisi viestiä, millainen vaikutus keskustelun tuloksilla on ollut.

Kansalaiskeskustelusta viestiminen medialle on tärkeää vaikuttavuuden varmistamiseksi. Medialle viestiessä järjestäjien kannattaa kuitenkin huomata, että kansalaiskeskustelut eivät ole medialle juttuaiheena kovin otollinen. Tämä johtuu siitä, että kansalaiskeskusteluissa pyritään yhteisymmärrykseen ja ratkaisuihin, eikä media voi tarttua näkyvyyttä helpommin saavaan kärjekkääseen vastakkainasetteluun. Poikkeuksena tähän ovat aiheet, jotka herättävät vahvoja tunteita ja liittyvät ajankohtaiseen, ristiriitaiseen politiikkakysymykseen. Tällainen tilanne oli esimerkiksi Mustasaaren kansalaisraadissa, josta voit lukea lisää kohdasta ”Esimerkkejä viestinnästä”.

Viestiessä medialle kannattaa panostaa lehdistötiedotteisiin, sillä ne menevät usein läpi paikallisuutisissa ja -lehdissä. Toisinaan tiedotteet voivat myös mennä läpi kansalaiskeskustelun käsittelemään aiheeseen liittyvissä julkaisuissa, joten myös aiheen kannalta keskeisiin lehtiin kannattaa olla yhteydessä.

Usein media on kiinnostunut keskustelujen kokoonpanosta ja siitä, miten osallistujat on valittu. Näihin kysymyksiin kannattaakin vastata jo omissa viestintätuotteissa. Lisäksi järjestäjien kannattaa kysyä kansalaiskeskustelun osallistujilta lupaa yhteystietojen antamiseen medialle, jotta he voivat antaa haastatteluja halutessaan. Näin osallistujat itse toimivat kansalaiskeskustelun ”kasvoina” järjestäjien sijaan.

Puntaroivilla kansalaiskeskusteluilla pyritään usein toteuttamaan niin kutsuttua puntaroivaa demokratiaa. Puntaroivassa demokratiassa päätöksenteko perustuu avoimeen, yhdenvertaiseen ja tietopohjaiseen keskusteluun, ja päätöksille annetaan myös perustelut. Siksi olennainen osa puntaroivan kansalaiskeskustelun prosessia on tuotoksen julkinen käsittely ja siihen vastaaminen. Keskustelun toimeksiantajien on tärkeä sisäistää, että kansalaiskeskustelun tuotos ei ole vain ”huuto tyhjyyteen”, vaan siihen tulee reagoida.

Tuotokseen vastaaminen voi tapahtua esimerkiksi kansalaiskeskustelun jälkeen pidettävän tiedotustilaisuuden yhteydessä, mutta lisäksi mieluusti yksityiskohtaisesti myöhemmin. Toimeksiantajan tulisi ottaa kantaa siihen, mihin toimenpiteisiin tuotos antaa aihetta tai miksi vaikkapa jotakin suositusta ei voida toimeenpanna. Myös pidempiaikainen tuotoksien vaikutusten seuranta on mahdollinen.

Kansalaiskeskustelun viestinnässä läpinäkyvyys on ylipäänsä tärkeää, jotta prosessi koetaan hyväksyttävänä. Keskustelusta tulee täten viestiä avoimesti, ja joissain tapauksissa työskentelyä voi avata yleisölle.

Medianäkyvyys on keino saada kansalaiskeskustelujen tuotos osaksi julkista keskustelua ja siten vahvistaa kansalaiskeskustelujen roolia osana puntaroivaa demokratiaa.

Case: Mustasaaren kansalaisraati

Raadin aihe

Mustasaaren kansalaisraadin aiheena oli Mustasaaren ja Vaasan kaupungin mahdollinen kuntaliitos, jota suunniteltiin vuonna 2019. Turun yliopiston ja Åbo Akademin tutkijat järjestivät aiheesta kansalaisraadin ennen kuin kuntaliitossuunnitelmasta pidettiin neuvoa-antava kunnallinen kansanäänestys.

Raatiin kutsuttiin satunnaisotannalla 1 400 mustasaareilaista, ja vapaaehtoiseksi ilmoittautuneista muodostettiin 21-henkinen raati. Kaksikielinen raati kokoontui helmikuussa 2019 kahtena viikonloppuna. Raadin tehtävänä oli laatia julkilausuma kuntaliitoksen keskeisimmistä tosiasioista ja tärkeimmistä perusteluista kuntaliitoksen puolesta ja vastaan. Valmis julkilausuma postitettiin kaikille äänioikeutetuille kuntalaisille eli noin 14 800 ihmiselle ennen kansanäänestystä.

Raadin viestintä

Raatiin kutsutuille ja siihen osallistuneille kohdistettu viestintä voidaan jakaa viiteen vaiheeseen: kutsukirje, ilmoitus osallistujien valinnasta, käytännön asioihin keskittyvät infotilaisuudet, kiitosviesti sekä seurantaan keskittyvä viesti.

Viestintä medialle tapahtui puolestaan neljässä eri vaiheessa: rekrytoinnin käynnistäminen, raadin avoin työskentely, raadin infotilaisuus sekä raadin lopputulos eli julkilausuma.

Ohessa raadin viestinnän vaiheet on tiivistetty aikajanalle.

Raadin näkyvyys ja vinkkejä viestinnän onnistumiseen

Mustasaaren kansalaisraadista tehtiin jälkikäteen kyselytutkimus, jossa selvitettiin myös raadin näkyvyyttä. Kyselytutkimuksen tulosten mukaan 82 % mustasaarelaisista oli tietoisia raadista, 79 % oli lukenut julkilausuman ja 68 % oli saanut tietoa raadista mediasta. Raati oli siis onnistunut tavoittamaan alueen ihmiset todella hyvin.

Mustasaaren kansalaisraadin oppien pohjalta alle on koottu kuusi vinkkiä kansalaiskeskustelun viestintään.

1. Kohdenna viestintää. Mustasaaren raadista julkaistiin noin 30 juttua alueellisissa verkko- ja printtimedioissa. Lehdille lähetettyjen tiedotteiden lisäksi kuntaliitoksesta kirjoittaneisiin toimittajiin oltiin yhteydessä suoraan.
2. Panosta mediatiedotteisiin ja tarjoa kuvamateriaalia. Mustasaaren raatia käsittelevissä mediajutuissa oli hyödynnetty laajasti järjestäjien tekemiä tiedotteita. Media käytti myös järjestäjien tarjoamaa kuvamateriaalia jutuissaan.
3. Kerro, miksi asiakysymys on ajankohtainen ja tärkeä. Mustasaaressa median huomio oli erityisesti kansalaisraadin asiateemoissa ja kielikysymyksessä, kun taas kiinnostus raatimenetelmää kohtaan oli vähäisempää. Raati kiinnosti mediaa, koska kuntaliitos oli asiakysymyksenä ajankohtainen ja puhututti kuntalaisia.
4. Varaudu etukäteen vastaamaan raadin osallistujavalintaa ja kokoonpanoa koskeviin kysymyksiin. Mustasaaren raadissa viestinnän keskiössä oli läpinäkyvyys ja puolueettomuus. Raadille haluttiin antaa työskentelyrauha, mutta samaan osa työskentelystä avattiin kuntalaisille ja medialle. Mediatiedotteissa ja raadin verkkosivuilla kuvattiin yksityiskohtaisesti osallistujavalinnan toteutus.
5. Tuo esiin, miten raati kytkeytyy päätöksentekoon tai politiikkaan. Mustasaaren raadissa kuultiin poliitikkoja ja asiantuntijoita. Erityisesti poliitikkojen mukanaolo ja raadin aiheen ajankohtaisuus ja poliittisuus lisäsivät median kiinnostusta.
6. Järjestä tiedotustilaisuus raadin jälkeen ja pyydä osallistujilta suostumusta toimia haastateltavina. Mustasaaressa useampi raatilainen antoi suostumuksensa toimia haastateltavina. He olivat mukana myös toimittajille raadin jälkeen järjestetyssä infotilaisuudessa. Mediaa kiinnostivat erityisesti osallistujien henkilökohtaiset kokemukset.

Kansalaispaneeli sananvapaudesta Suomessa

Valtionvarainministeriön ja oikeusministeriön tiedote kansalaispaneelista

Valtiovarainministeriön tiedote paneelin loppuraportista

Ilmastotoimia arvioiva kansalaisraati

Ympäristöministeriön tiedote kansalaisraadista

Ympäristöministeriön tiedote kansalaisraadin julkilausumasta

Turku keskustelee -kansalaispaneeli

Turun kaupungin tiedote kansalaispaneelista

Turun kaupungin mediakutsu tiedotustilaisuuteen

Mustasaaren kansalaisraati

Turun yliopiston tiedote kansalaisraadista

Turun yliopiston tiedote raadin julkilausumasta