Tietosuojailmoitus

Tutkimusdatan tietosuojailmoitus - näin henkilötietoja käsitellään tutkimuksessa

Tietosuojailmoitus

FI Tietosuojailmoitus

Tutkimuksen perustiedot

Tutkimushankkeen nimi: FACTOR – Kohdataan järjestelmänmuutos yhdessä: Kansalaisdeliberaatio informoidussa ja oikeudenmukaisessa ilmastosiirtymässä

Tutkimushankkeen kesto: 01.02.2021 – 31.12.2024

Tutkimuksen verkko-osoite: utu.fi/factor

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Kyseessä on yhteisrekisteri, jossa rekisterinpitäjiä ovat seuraavat tahot:

Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto

Helsingin yliopisto
PL 4 (Yliopistonkatu 3)
00014 Helsingin yliopisto

Ilmatieteen laitos
PL 503
00101 Helsinki

Luonnonvarakeskus (LUKE)
PL 2 00791 Helsinki

Suomen ympäristökeskus (SYKE)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki

Edellä mainitut organisaatiot toimivat tässä tutkimuksessa yhteisrekisterinpitäjinä, eli ne määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tutkittavat voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi kohdassa 3 kerrotulle yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö välittää tarvittaessa pyynnön myös muille yhteisrekisterinpitäjinä toimiville organisaatioille.

2. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Tutkimushankkeessa Uudenmaan kansalaisraatiin liittyvistä aineistoista vastaa erikoistutkija Heli Saarikosken (Suomen ympäristökeskus) johtama tutkimusryhmä ja Lapin kansalaisraatiin liittyvistä aineistoista tutkimuspäällikkö Katriina Soinin (Luonnovarakeskus) johtama tutkimusryhmä. Valtakunnallisista kyselytutkimusaineistoista vastaa professori Maija Setälän (Turun yliopisto) johtama tutkimusryhmä. Ilmasto-oppaaseen liittyvistä tutkimusaineistoista vastaa tutkija Anna Luomarannan (Ilmatieteen laitos) johtama tutkimusryhmä.

3. Yhteyshenkilö tutkimusrekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mikko Leino
Osoite: Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta/Filosofian, poliittisen historian ja valtio-opin laitos, Assistentinkatu 7, 20500 Turun yliopisto
Sähköpostiosoite: molein@utu.fi

4. Tutkimuksen vastuullinen johtaja

Nimi: Maija Setälä
Osoite: Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta/Filosofian, poliittisen historian ja valtio-opin laitos, Assistentinkatu 7, 20500 Turun yliopisto
Sähköpostiosoite: maiset@utu.fi

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteysosoite: dpo@utu.fi

6. Tutkimuksen suorittajat

Luettelo hankkeen tutkijoista on saatavilla hankkeen verkkosivuilla Yhteystiedot-osiossa osoitteessa https://sites.utu.fi/factor/yhteystiedot/. Tutkimusta varten kerättyjä henkilötietoja on oikeus käsitellä vain FACTOR-hankkeen tutkijoilla sekä kohdassa 12 mainituilla, erikseen valtuutetuilla henkilötietojen käsittelijöillä.

7. Tutkimusrekisterin nimi

FACTOR-hankkeen tutkimusaineistot

8. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Digi- ja väestötietovirastosta saatuja ja vastaajan itsensä antamia henkilötietoja käytetään tutkimuskutsujen lähettämiseen, tutkimushankkeessa järjestettäviä kansalaiskeskusteluja ja haastatteluja koskeviin yhteydenottoihin sekä tutkimustyöhön. Tutkimuksessa selvitetään kansalaisten, viranomaisten ja päätöksentekijöiden asenteita ja näkemyksiä ilmastotoimista, niiden oikeudenmukaisuudesta ja toimien toteuttamisesta reilun ilmastosiirtymän näkökulmasta. Lisäksi selvitetään kansalaisten suhtautumista ilmastotietoon.

9. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1a eli rekisteröidyn antama suostumus sekä kohta 1e eli yleisen edun mukainen tieteellisen tutkimuksen toteuttaminen, Suomen tietosuojalain 4 § 3 -kohdan mukaisesti. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohta 2j eli yleisen edun mukainen tieteellisen tutkimuksen toteuttaminen.

10. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää

Tutkimuksessa kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, sukupuoli, äidinkieli, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotikunta, syntymävuosi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, koulutustaso ja työtilanne. Lisäksi tutkimusaineisto sisältää tietoja henkilön mielipiteistä ja asenteista, jotka ovat henkilötietoja niiltä osin, kuin henkilö on mahdollista tunnistaa yhdistelemällä näitä tietoja muihin tietoihin.

Lisäksi tutkimuksessa tallennetaan henkilön ääntä ja videokuvaa kansalaisraatien ja haastattelujen nauhoituksen yhteydessä, mikäli osallistujat antavat suostumuksen nauhoitukseen. Tutkimusaineiston keruun yhteydessä voi tulla esiin myös muita henkilötietoja, kuten harrastus tai ammatti.

Tutkimuksessa kerättäviä arkaluontoisia henkilötietoja ovat vastaajien poliittiset mielipiteet.

11. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Kyselytutkimuksen ja kansalaiskeskustelujen rekrytointikyselyiden osallistujan nimi, syntymävuosi, äidinkieli, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kotikunta on saatu Digi- ja väestötietovirastolta Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) mukaisella tietoluvalla. Muut henkilötiedot kerätään vastaajalta itseltään sähköisillä lomakkeilla tai ne tallentuvat kansalaiskeskustelujen ja haastattelujen nauhoittamisen yhteydessä.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

Kansalaiskeskustelujen osallistujapalkkioiden maksamista varten henkilötietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjäorganisaatioiden palkanmaksusta vastaavat tahot niiltä osin kuin palkkion maksamisen kannalta on välttämätöntä.

Tutkimukseen kutsumista koskien Digi- ja väestötietovirastolta saatuja nimi- ja osoitetietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjien siihen valtuuttamat tahot (esimerkiksi painotalo) niiltä osin, kuin kutsujen postittamisen kannalta on välttämätöntä.

Sähköiset kyselyvastaukset kerätään Qualtrics-yhtiön kyselytyökalulla, johon tiedot kyselyn yhteydessä tallentuvat. Qualtrics ei osallistu tietojen analysointiin.

Kansalaiskeskustelujen ja haastattelujen nauhoitukset, joihin ovat tallentuneet osallistujan ääni ja mahdollinen kasvokuva, voidaan luovuttaa ulkopuoliselle taholle tutkimustarkoituksiin tehtävää litterointia varten. Litteroinnilla tarkoitetaan puhemuotoisen aineiston purkamista tekstimuotoiseksi aineistoksi.

Kaikilta edellä mainituilta tahoilta edellytetään henkilötietojen käsittelyssä ehdotonta luottamuksellisuutta, vastuullisuutta ja tietosuojaperiaatteiden noudattamista. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

13. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Hankkeessa ei tuoteta henkilötietoja sisältävää manuaalista aineistoa. Sähköisesti saadut ja kerätyt tiedot säilytetään kunkin rekisterinpitäjän käyttämissä tallennuspalveluissa ja järjestelmissä, joiden käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Suorat tunnistetiedot eli henkilön nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite sekä mahdollinen ääni- ja kuvatallenne erotetaan tutkimusaineistosta analyysivaiheessa.

16. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusrekisterin kyselyaineistot arkistoidaan anonymisoituina Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, jossa ne tulevat avoimesti muiden tutkijoiden saataville vuosi tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Video- ja äänitallenteita säilytetään tutkimuksen rekisterinpitäjän käyttämissä tallennuspalveluissa tutkimushankkeen päättymiseen asti, jonka jälkeen ne tuhotaan. Tallenteista tehdyt litteraatit pseudonymisoidaan, ja niitä säilytetään korkeintaan kymmenen vuoden ajan tutkimuksen rekisterinpitäjien käyttämissä sähköisissä tallennuspalveluissa. Litteraatteja ei julkaista.

17. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista voidaan poiketa tieteellisessä tutkimuksessa seuraavin suojatoimin:

  • Henkilötietojen käsittely perustuu tutkimussuunnitelmaan.
  • Tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä.
  •  Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
  • Jos tutkimuksessa käsitellään tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohdassa 1 (erityiset henkilötietoryhmät) ja artiklassa 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot) tarkoitettuja henkilötietoja, niin em. kohtien 1 – 3 noudattamisen lisäksi tulee tehdä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi ja toimittaa se tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista.

 

Ilmoituksen versiohistoria

PVMMuutokset
03.02.2022Ensimmäinen versio

SV Dataskyddsbeskrivning

Basuppgifter om undersökningen

Forskningsprojektets namn: FACTOR – Tillsammans mot systemförändringen: medborgarsamtal i en välinformerad och rättvis klimatomställning

Forskningsprojektets varaktighet: 01.02.2021–31.12.2024

Undersökningens webbadress: utu.fi/factor

1. Personuppgiftsansvarig för undersökningen

Det handlar om ett gemensamt register där följande parter är personuppgiftsansvariga:

Åbo universitet
20014 Åbo universitet

Helsingfors universitet
PB 4 (Universitetsgatan 3)
00014 Helsingfors universitet

Meteorologiska institutet
PB 503
00101 Helsingfors

Naturresursinstitutet (LUKE)
PB 2 00791 Helsingfors

Finlands miljöcentral (SYKE)
Ladugårdsbågen 11
00790 Helsingfors

Ovannämnda organisationer är alla personuppgiftsansvariga för den här undersökningen, det vill säga att de tillsammans fastslår syftet med och metoderna för personuppgiftsbehandlingen. Undersökningsdeltagarna kan adressera alla begäranden om att utöva sina rättigheter i egenskap av registrerade till den kontaktperson som anges i punkt 3. Kontaktpersonen förmedlar vid behov begäran även till andra organisationer som fungerar som gemensamma personuppgiftsansvariga.

2. Parterna och ansvarsfördelningen för samarbetsprojektet

Undersökningen är ett samarbetsprojekt där den forskargrupp som leds av Heli Saarikoski (Finlands miljöcentral) ansvarar för de material som anknyter till Nylands medborgarråd, medan forskargruppen som leds av forskningschef Katriina Soini (Naturresursinstitutet) ansvarar för materialet i anknytning till medborgarrådet i Lappland. Den forskargrupp som professor Maija Setälä (Åbo universitet) leder ansvarar för de rikstäckande enkätmaterialen. Forskargruppen som leds av forskaren Anna Luomaranta (Meteorologiska institutet) ansvarar för forskningsmaterial i anknytning till Klimatguiden.

3. Kontaktperson i registerärenden

Namn: Mikko Leino
Adress: Samhällsvetenskapliga fakulteten/Institutionen för filosofi, politisk historia och statslära, Assistentgatan 7, 20500 Åbo universitet
E-postadress: molein@utu.fi

4. Ansvarig forskare för undersökningen

Namn: Maija Setälä
Adress: Samhällsvetenskapliga fakulteten/Institutionen för filosofi, politisk historia och statslära, Assistentgatan 7, 20500 Åbo universitet
E-postadress: maiset@utu.fi

5. Kontaktinformation till dataskyddsombudet

Adress till dataskyddsombudet vid Åbo universitet är dpo@utu.fi

6. De som utför undersökningen

En förteckning över de forskare som ingår i undersökningen finns bland konaktuppgifterna på projektets webbsida (Yhteystiedot/Contact information) på https://sites.utu.fi/factor/yhteystiedot/ Personuppgifter som samlas in för undersökningen får enbart behandlas av de forskare som ingår i FACTOR samt av de särskilt befullmäktigade personuppgiftsbiträden som anges i punkt 12.

7. Registrets namn

Undersökningsmaterial för projektet FACTOR

8. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter som fås via Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller som ges av respondenterna själva används för utskick av inbjudan till deltagande i undersökningen, kontakt gällande medborgarsamtal och intervjuer inom forskningsprojektet samt för forskningsarbetet. I undersökningen undersöks medborgares, myndigheters och beslutsfattares attityder till och synpunkter på klimatåtgärder, hur rättvisa åtgärderna är och hur de kan genomföras med tanke på en rättvis klimatomställning. Dessutom undersöks medborgarnas förhållningssätt till klimatkunskap.

9. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Grunden till personuppgiftsbehandlingen är artikel 6:1 a i EU:s dataskyddsförordning, det vill säga den registrerades samtycke, samt 6:1 e, vetenskaplig forskning av allmänt intresse, i enlighet med 4 § 3 punkten i Finlands dataskyddslag. Grunden för behandling av känsliga personuppgifter är artikel 9:2 j i EU:s dataskyddsförordning, det vill säga vetenskapliga forskningsändamål av allmänt intresse.

10. Vilka personuppgifter innehåller forskningsmaterialet

Personuppgifter som samlas in inom undersökningen är namn, kön, modersmål, gatuadress, postnummer, postkontor, hemkommun, födelseår, e-postadress, telefonnummer, utbildningsnivå och arbetssituation. Dessutom innefattar forskningsmaterialet information om individens åsikter och attityder, vilka utgör personuppgifter i den mån som individen kan identifieras genom att dessa uppgifter kombineras med övrig information.

I undersökningen sparas dessutom ljud och videobild i inspelningar av deltagarna i medborgarråd och intervjuer, förutsatt att deltagarna gett sitt samtycke till inspelning. I samband med insamling av undersökningsmaterialet kan även övriga personuppgifter framkomma, exempelvis hobbyer eller yrke.

Känsliga personuppgifter som samlas in inom undersökningen är respondenternas politiska åsikter.

11. Varifrån samlas personuppgifter in

För enkätundersökningen och rekryteringen inför medborgarsamtalen har deltagarens namn, födelseår, modersmål, hemadress, postadress, postkontor och hemkommun fåtts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata med ett tillstånd i enlighet med lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009). Övriga personuppgifter samlas in direkt från respondenterna med elektroniska formulär, eller genom att uppgifterna sparas i samband med inspelning av medborgarsamtal och intervjuer.

12. Överföring eller utlämnande av uppgifter utanför forskningsgruppen

För utbetalning av arvoden till deltagare i medborgarsamtal kan personuppgifter behandlas av dem som ansvarar för löneutbetalning vid de personuppgiftsansvariga organisationerna i den utsträckning som det är nödvändigt för att betala ut arvodena.

Namn- och adressuppgifter som fåtts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för utskick av inbjudan till deltagande kan behandlas av parter som befullmäktigats av de personuppgiftsansvariga (det kan t.ex. handla om tryckerier) i den utsträckning som det är nödvändigt för att inbjudningarna ska kunna postas.

Elektroniska enkätsvar samlas in med bolaget Qualtrics enkätverktyg, där enkätinformationen också sparas. Qualtrics deltar inte i analysen av uppgifterna.

De inspelningar av medborgarsamtal och intervjuer där deltagarens röst och eventuellt ansikte framgår kan lämnas ut till utomstående parter för transkribering för forskningsändamål. Med transkribering avses att tal nedskrivs för att återges i textformat.

Alla ovannämnda parter förutsätts absolut konfidentialitet, ansvar och efterlevnad av dataskyddsprinciperna vid behandling av personuppgifter. Uppgifterna lämnas inte ut till tredje parter.

13. Överföring eller utlämnande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifterna lämnas inte ut till länder utanför EU/EES.

14. Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

15. Principer för skydd av personuppgifter

Uppgifterna är sekretessbelagda.

Inget material med personuppgifter för manuell behandling produceras inom ramen för projektet. Elektroniskt inkomna och insamlade uppgifter sparas i de lagringstjänster och system som respektive personuppgiftsansvarige använder och som skyddas med användarnamn och lösenord.

Direkta identifieringsuppgifter, det vill säga personens namn, adressuppgifter, e-postadress och eventuella inspelningar av röst och bild skiljs åt i analysskedet för materialet.

16. Behandling av personuppgifter efter avslutad undersökning

Enkätmaterialen i registret arkiveras anonymiserat i Samhällsvetenskapliga dataarkivet, där de kommer att finnas öppet tillgängliga för andra forskare efter att undersökningen upphört.

Video- och ljudinspelningar förvaras i undersökningens personuppgiftsansvarigas lagringstjänst tills undersökningsprojektet upphör, varefter de förstörs. Transkriptioner av inspelningarna pseudonymiseras, och kommer att lagras i högst tio år i de personuppgiftsansvarigas elektroniska lagringstjänster. Transkriptionerna publiceras inte.

17. Den registrerades rättigheter och eventuella begränsningar av dem

Du har rätt att be personuppgiftsansvarige om tillgång till personuppgifter om dig samt att be att dessa uppgifter rättas eller raderas. Du har också sätt att kräva att behandlingen begränsas och du kan invända mot behandlingen.

Du har rätt att anföra klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att gällande dataskyddslagstiftning har överträtts vid behandlingen av dina personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-postadress: tietosuoja(at)om.fi
Växel: 029 566 6700

Undantag i fråga om den registrerades rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning kan göras för vetenskaplig forskning med följande säkerhetsåtgärder:

– Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på en forskningsplan.
– Det finns en ansvarig person eller en grupp som ansvarar för undersökningen.
– Personuppgifterna används och lämnas ut endast för historisk eller vetenskaplig forskning eller ett annat förenligt ändamål och verksamheten bedrivs också i övrigt så att uppgifter om bestämda personer inte röjs för utomstående.
– Om sådana personuppgifter som avses i artikel 9.1 (särskilda kategorier av personuppgifter) och artikel 10 (personuppgifter som rör fällande domar i brottmål samt lagöverträdelser som innefattar brott) i dataskyddsförordningen behandlas inom undersökningen, krävs det utöver efterlevnad av punkterna 1–3 att det utförs en konsekvensbedömning avseende dataskydd enligt artikel 35 i dataskyddsförordningen. Konsekvensbedömningen ska delges dataombudsmannen 30 dagar innan studien inleds.

Versionshistorik:

DatumÄndringar
03.02.2022Första versionen

EN Privacy statement

Basic details of research project

Research project name: FACTOR – Facing system change together: Public deliberation in an informed and just climate transition

Duration of the research project: 1 February 2021 – 31 December 2024

Project website: utu.fi/factor

1. Controller of the research project

This is a joint register where the controllers are:

University of Turku
FI-20014 University of Turku, Finland

University of Helsinki
P.O. Box 4 (Yliopistonkatu 3)
00014 Helsingin yliopisto

Finnish Meteorological Institute
P.O. Box 503
00101 Helsinki

Natural Resources Institute Finland (LUKE)
P.O. Box 2 00791 Helsinki

Finnish Environment Institute (SYKE)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki

In this research project, the above-mentioned organisations act as joint controllers, i.e. they jointly determine the purposes and means of personal data processing. To exercise the data subject’s rights, the research subjects may request any information related to this research project from the contact person specified in Section 3. If necessary, the contact person will also forward the request to other organisations acting as joint controllers.

2. Parties to the joint research project and division of responsibilities

In the research project, materials related to the Citizens’ Jury in Uusimaa are the responsibility of a research group led by Senior Researcher Heli Saarikoski (Finnish Environment Institute), and the materials related to the Citizens’ Jury in Lapland are the responsibility of a research group led by Research Manager Katriina Soini (Natural Resources Institute Finland). The national survey materials are the responsibility of a research group led by Professor Maija Setälä (University of Turku). Research materials related to Climateguide.fi are the responsibility of a research group led by researcher Anna Luomaranta (Finnish Meteorological Institute).

3. Contact person for matters regarding the research register

Name: Mikko Leino
Address: Faculty of Social Sciences / Department of Philosophy, Contemporary History and Political Science, Assistentinkatu 7, 20500 Turun yliopisto
E-mail: molein@utu.fi

4. Responsible research leader

Name: Maija Setälä
Address: Faculty of Social Sciences / Department of Philosophy, Contemporary History and Political Science, Assistentinkatu 7, 20500 Turun yliopisto
E-mail: maiset@utu.fi

5. Contact information of the data protection officer

Contact the data protection officer of the University of Turku at dpo@utu.fi

6. Parties conducting research

A list of project researchers is available on the project website in Contact Information at https://sites.utu.fi/factor/en/contact/. The right to process personal data collected for the purposes of the research project will only be granted to researchers of the FACTOR project and separately authorised processors of personal data specified in Section 12.

7. Name of the research register

FACTOR project research materials

8. Purpose of the processing of personal data

Personal data received from the Digital and Population Data Services Agency and provided by the respondents themselves will be used for sending research invitations, for contacting respondents concerning mini-publics and interviews organised during the research project, and for conducting research. The research project examines the attitudes and views of citizens, authorities and decision-makers on climate action, the justness of these measures and the implementation of the measures from the perspective of a just climate transition. In addition, citizens’ attitudes towards climate information will be examined.

9. Legal basis for processing personal data

The processing of personal data is based on Article 6 paragraph 1a of the EU General Data Protection Regulation, i.e. the consent given by the data subject, and paragraph 1e, i.e. conducting scientific research in the public interest, in accordance with section 4, subsection 3 of the Finnish Data Protection Act. The basis for the processing of sensitive personal data is Article 9 paragraph 2j of the EU General Data Protection Regulation, i.e. the conduct of scientific research in the public interest.

10. What personal data is included in the research material

The personal data collected in the research project comprise name, gender, mother tongue, street address, postal code, city, municipality of residence, birth year, e-mail address, telephone number, level of education and employment situation. In addition, the research material contains information on the person’s opinions and attitudes, which are personal data to the extent that it is possible to identify the person by combining this information with other data.

The research project also involves recording audio and video of the person in connection with the recording of Citizens’ Juries and interviews, provided that the participants give their consent to being recorded. Other personal data, such as the person’s hobby or profession, may also come up in connection with the collection of research material.

Sensitive personal data collected in the research project are the political opinions of the respondents.

11. Sources of collected personal data

The name, birth year, mother tongue, home address, postal code, city and municipality of residence of the participant in the survey and mini-publics have been obtained from the Digital and Population Data Services Agency with a data permit in accordance with the Act on the Certificate Services of the Digital and Population Data Services Agency (661/2009). Other personal data is collected from the respondent with electronic forms or recorded in connection with the recording of mini-publics and interviews.

12. Transfer or disclosure of data outside the research team

For the purpose of paying the participation fees of the mini-publics, personal data may be processed by the parties responsible for the payment of wages of the controller organisations to the extent necessary for the payment of the fees.

The names and addresses received from Digital and Population Data Services Agency for the purpose of inviting participants to the research may be processed by parties authorised by the controllers (for example a printing house) to the extent that it is necessary for posting the invitations.

Electronic survey responses are collected using the Qualtrics survey tool, which stores the data in connection with the survey. Qualtrics is not involved in the analysis of the data.

Recordings of the mini-publics and interviews with the participant’s voice and possible video footage of their face may be handed over to a third party for transcription for research purposes. Transcription services entail transcribing spoken material into written text.

All of the above-mentioned parties are required to maintain absolute confidentiality, accountability and compliance with data protection principles in the processing of personal data. The data is not disclosed to third parties.

13. Transfers or disclosure of data outside of the EU or the European Economic Area

Data will not be transferred outside the EU/EEA.

14. Automated decision-making

Personal data will not be used for automated decision-making or profiling.

15. Principles of personal data protection

Data are confidential.

The project does not produce manual materials containing personal data. Electronically received and collected data are stored in the storage services and systems used by each controller, with access protected by username and password.

Direct identifiers, i.e. the person’s name, address information, e-mail address and any audio and video recording, are separated from the research material during the analysis.

16. Processing of personal data after finishing the research project

The survey materials of this research register will be archived in an anonymised format in the Finnish Social Science Data Archive where they will be openly available to other researchers one year after the end of the research project.

Video and audio recordings are stored in the recording services used by the controller of the research project until the end of the research project, after which they are destroyed. Transcripts made from the recordings are pseudonymised and stored for a maximum of 10 years in the electronic storage services used by the data controllers of the research project. The transcripts will not be published.

17. Data subject’s rights and their possible restrictions

You have the right to request from the controller access to personal data relating to you, to request the rectification or erasure of such data or to restrict the processing and to object to the processing.

You have the right to file a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman if you find that the processing of your personal data has violated current data protection legislation.

Office of the Data Protection Ombudsman
Street address: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postal address: P.O. Box 800, 00531 Helsinki
E-mail: tietosuoja(at)om.fi
Switchboard: +358 (0)29 566 6700

The rights of the data subject under the EU General Data Protection Regulation may be deviated from in scientific research with the following safeguards:

– The processing of personal data is based on a research plan.
– The research project has a person or group responsible for it.
– Personal data is used and disclosed only for historical or scientific research or other such purposes with overall procedures to ensure that data concerning a specific person is not disclosed to third parties.
– If the research project processes personal data referred to in Article 9 paragraph 1 (special categories of personal data) and Article 10 (personal data relating to criminal convictions and offences) of the GDPR, in addition to complying with the above paragraphs 1 to 3, a data protection impact assessment in accordance with Article 35 of the GDPR must be carried out and submitted to the Office of the Data Protection Ombudsman 30 days before the start of the research process.

Statement version history:

DateChanges
3 February 2022First version