Palautteet toimintamme kehittämisen apuna

FinnBrainissä on alusta asti ollut tapana kerätä palautetta toiminnastamme. Kun tutkimus käynnistyi viisitoista vuotta sitten, kaikki tehtiin pitkälti omin voimin, ja palaute oli tärkeä keino kehittää kokonaisuutta. Käytäntö jatkuu edelleen: henkilökunnasta ja heidän lapsistaan koostuva testiryhmä kokeilee ensin lomakkeita ja tutkimuskäyntejä, ja vasta tämän jälkeen kutsumme mukaan tutkimusperheemme – tärkeimmät yhteistyökumppanimme. Jokaisessa vaiheessa keräämme palautetta kehittämistyön tueksi. Lisäksi info@finnbrain.fi postiluukkumme on aina auki kehittämisideoille, palautteelle ja tiedusteluille.

Tässä blogitekstissä avaamme palautekäytäntöjämme ja kerromme, miten palautteita käsitellään.

Kyselylomakkeet

Moni vanhempi muistaa varmasti ne alkuvuosien kookkaat kirjekuoret, jotka toivat tullessaan pitkiä kyselylomakkeita. Pitkittäistutkimuksen laajuus näkyi väistämättä myös pituuden lisäksi lomakkeiden toistoissa, sillä samoja mittareita täytettiin eri ikävaiheissa muutosten seuraamiseksi.

Saimme runsaasti palautetta pituudesta, toisteisuudesta, käännöksistä ja sanamuodoista. Marginaalimerkinnöistä näimme myös, missä kohdissa tarvittiin lisäselvityksiä. Kaikki paperilomakkeet tallennettiin käsin sähköiseen järjestelmään, ja samalla tallensimme myös palautteet. Tietoa hyödynnettiin systemaattisesti lomakkeita kehittäessä: pohdimme tarkkaan, kuinka paljon yhteen lomakkeeseen voi sisällyttää ja mitä kyselyitä sijoitetaan eri ikäpisteisiin.

Osa käytetyistä kyselyistä on standardoituja ja validoituja (=tutkittu jonkun muun toimesta aivan erityisen tarkkaan, että juuri nämä kysymykset mittaavat juuri sitä mitä pitääkin), joten niiden muotoon ja selkeyteen meillä ei ole ollut lupaa puuttua. Muistan myös ilahduttavasti jonkun vanhemman arvostaneen lomakekuoressa tulleita Cloetan purkkanäytteitä täyttelyn tueksi.

Suurin taidonnäyte palautteiden myötä oli ponnistus, jossa FinnBrainin lomakkeet saivat aivan uuden ulkomuodon REDCap -ohjelmalla. Nyt sähköiset lomakkeet tulevat kätevästi tekstiviestillä täytettäväksi ja lomakkeen pituus saattaa yksilöllisesti vaihdella vastausten mukaan. Eli lomake kysyy vain sen, mitä tarvitsee kulloinkin kysyä.

Puhelut perheille

Yhtä pitkät perinteet palautteiden hyödyntämisessä on myös koskien yhteydenottoja perheisiin esimerkiksi osatutkimuskutsujen tiimoilta. FinnBrainissä mukana olevat perheet ovat olleet ihania soiteltavia ja he ovat avoimesti kertoneet milloin ja miten kannattaa olla yhteyksissä. Ei meinaan ole yksi eikä kaksi kertaa, kun ollaan osuttu päivällispöytään, työpalaveriin tai muuhun ei-ehkä-sopivimpaan kohtaan soittamaan. Lisäksi alkuaikoina saattoivat tietyn ikäisten lasten vanhemmat saada peräkkäisinä päivinä soiton FinnBrainistä eri kutsujien toimesta.

Näiden kokemusten pohjalta olemme muokanneet toimintaamme: vaikka osatutkimukset tulevat tarjolle peräkkäin, pyrimme rytmittämään puhelut järkevästi, jotta perheet eivät kuormitu. Vanhemmat voivat myös itse pohtia perheelleen parhaiten sopivaa etenemisvauhtia, ja järjestelmämme välittää tästä tiedon seuraaville soittajille.

Olemme lisäksi siirtyneet lähettämään etukäteissähköpostin, jossa kerrotaan tulevan puhelun aiheesta. Vanhempien palautteen perusteella aloitimme myös tekstiviestien lähettämisen tutkimuskäyntien muistutuksista ja käytännön ohjeista, kuten parkkipaikoista.

Käyntipalautteet

Käynneiltä kerättävä palaute on ollut ratkaisevaa käyntien mukavuuden ja sujuvuuden kehittämisessä. Ennen uuden ikäpisteen käynnin rakentamista käymme läpi edellisen vaiheen palautteet ja huomioimme ne suunnittelussa. Pilotointi- ja esitestauskäynneillä keräämme palautetta erityisen tarkasti, jotta muutokset osuvat kohdilleen.

FinnBrainissä onkin ensimmäistä kertaa kysytty tavanomaisen käyntipalautelomakkeen lisäksi myös lasten omaa palautetta jo 4-5 -vuotiaana hymynaamoilla ja haastatellen heiltä ”plussat ja miinukset”. Tällöin saimme ensimmäistä kertaa myös suoraan lasten äänen kuuluviin käyntien suunnittelussa ja kehittämisessä.

Käyntipalautteet ovat yhä keskeinen osa kehittämistyötämme, ja niiden avulla olemme rakentaneet käynneistä aidosti lapsilähtöisiä ja kasvaville päätähdille mielekkäitä seikkailuja. Siksi käynneillä on edelleen varattu aikaa lopuksi myös palautteen keräämiseen.

Palauteanalyysit

Kaikki palautteet tallennetaan sähköiseen muotoon ja käydään säännöllisesti läpi. Tarvittaessa toimintaa muokataan kesken datankeruunkin, mikäli tutkimusasetelma sen sallii. Uusimpana saimme tilastotieteilijämme innostumaan ja kiepauttamaan tilasto-ohjelmaa sanallisten palautteiden analysointiin.

Yhdeksän vuoden iässä kysyimme lapsilta, mikä motivoi heitä jatkamaan tutkimuksessa, ja muodostimme vastauksista sanapilviä seuraavien osioiden suunnittelun tueksi. Eli jos eväät tai ruoka on mainittu monesti motivoivana tai innostavana tekijänä, pyrimme ne pitämään ehdottomasti jatkossakin mukana.

Parhaimmillaanhan palautteiden pyytämisen ja antamisen avulla tiivistetään yhteistä, kävijälähtöistä kehittämistyötä. Nyt FinnBrainissä ollaan siirtymässä kohti uutta vaihetta, osallistavaa työotetta. Siinä jo ennen ensimmäistä tutkimuskäyntiä kutsumme perheet mukaan pohtimaan, miten käynnit kannattaa toteuttaa, jotta ne olisivat mahdollisimman mielekkäitä.

Ilman teitä ei olisi meitä – yhdessä olemme todellakin enemmän <3

Susanne Sinisalo, Tutkimuskoordinaattori