Opittavaa on, virtuaalijohtamisessa ja vähän muussakin

Kirjoittanut: Eeli Saarinen, CCR  & Ulla Heinonen, TSE exe 

Virtuaalinen työskentely tavalla tai toisella hajautetussa organisaatiossa on työntekemisen arkipäivää. Jopa samassa lokaatiossa toimivat organisaatiot toimivat osin verkossa tai muutoin virtuaalisesti. Johtamiselle ja työskentelylle tällaisessa ympäristössä se asettaa erityisiä vaatimuksia.

Virtuaalinen työskentely tuo uudenlaisia haasteita esimiehille, johtajille ja virtuaalisten tiimien jäsenille. Perinteisemmissä, aikaisemmin opituissa toimintamalleissa ja –tavoissa on yhä vähemmän sovellettavaa. Esimiehen pitää olla valmis coachaavaan johtamiseen ja tiimin jäsenten pitää ottaa aktiivisempi, vastuullisempi ote oman työnsä johtamiseen ja toisten kannustamiseen. Perinteisten keinojen johtamisella ei saavuteta tiimin tasolla toivottuja tuloksia pitkällä tähtäimellä, vaan virtuaalisesti toimivan esimiehen pitää johtaa, motivoida, kannustaa sekä valmentaa virtuaaliseen kontekstiin sopivalla tavalla.

Johtaminen on enemmän verkoston hallintaa ja ymmärrystä kuin pelkkää tehtävien jakoa. Luottamus on hyvin toimivan tiimin ”liima” ja yhteistyön tärkein edellytys. Luottamuksen tietoista rakentamista edesauttaa, jos kaikki toimijat ymmärtävät sen merkityksen ja heillä on käsitys siitä, miten sen kehittämistä voidaan virtuaalisessa ympäristössä edesauttaa. Yksittäisen työntekijän vastuu omasta tekemisestä kasvaa. Johtajan tai tiiminvetäjän tehtävänä on herättää asenne ja halu toimia yhdessä tavoitteiden eteen.

Syitä siihen miksi virtuaaliset tiimit usein eivät toimi niin tuloksekkaasti kuin halutaan on monia. Keskeisimpiä haasteita ovat luottamuksen rakentamisen lisäksi sisäiset suhteet, tiimin dynamiikka, roolit ja säännöt, tehtävien jakaminen sekä tavoitteiden asettaminen ja seuranta. Erityisesti tavoitteiden suhteen on tärkeää huomata asettaa lähitavoitteita kokonaistavoitteiden lisäksi. Tavoitteiden saavuttamista pitää aktiivisesti seurata, mutta sillä ei ole niinkään kontrollifunktiota vaan tärkeämpää on varmistua siitä, että kaikki ymmärtävät tavoitteen samalla tavalla ja tekevät töitä saman tavoitteen eteen.

Teimme keväällä 2016 kyselyn jossa selvitimme virtuaalisen johtamisen nykytilaa Suomessa ja miten esimiehet kokivat oman virtuaalisen työskentelynsä. Tulokset olivat mielenkiintoisia ja edelleen vahvistavat ennakkokäsitystämme siitä, että virtuaalisissa toimintatavoissa on paljon oppimista ja hyödyntämis mahdollisuuksia.

Kyselyn tuloksissa havaitaan, että edelleenkään virtuaalisen esimies työskentelyn ei koeta olevan kovinkaan tehokasta. Vaikka kyselyn mukaan virtuaalinen vuorovaikutus tuottaa huomattavaa ajan ja kustannusten säästöä, se koettiin suurelta osin myös aiheuttavan kommunikaatio vaikeuksia ja väärinymmärryksiä sekä tiedonkulun vaikeuksia. Koetaan, että se on tehottomampaa kuin kasvokkainen vuorovaikutus ja että se vaatii asioiden yksinkertaistamista. Vaikka virtuaalinen on kommunikaatio on jokaisen yrityksen arkipäivää, niin silti keväällä kerätty aineisto suurelta osin henkii tietynlaista epäluottamusta asioiden hoitamiseen virtuaalisesti, ja suurimmalla osalla vastaajista siihen liittyi (perusteltujakin) epäilyksiä.

Kuitenkin on huomattava, että esimiehet olisivat halukkaita toimimaan virtuaalisesti enemmän, jos virtuaalisen esimiestyön välineet ja menetelmät olisivat omaksuttu paremmin ja jos niihin olisi saanut riittävää valmennusta.

Kyselyn perusteella syntyi käsitys, että tällä hetkellä suomalaisissa yrityksissä suositaan virtuaalista organisoitumista, jos tilannekuva on riittävän yksinkertainen. Halutaan, että virtuaalisuutta hyödyntäessä tiimillä on jo selkeät toimintamallit olemassa. Halutaan, että tiimin ei tarvitse luoda varsinaisesti uutta vaan seurata ja kehittää aikaisemmin sovittua. Virtuaalijohtamista käytetään pääsääntöisesti tilanteissa, joissa asiakokonaisuudet ovat rajattuja ja hallittavissa olevia, ja lisäksi tiimin on mahdollista helposti käsitellä vaikeat asiat kasvokkain.

Mahdollisuuksia kehittämiseen siis on. Samansuuntaisiin lopputulemiin on päästy muissakin aihetta sivuavissa kansallisissa tutkimuksissa (esim. ETLAn Digibarometri; Tilastokeskuksen IT:n käyttö yrityksissä; ja TIVIAn IT-barometri): Suomessa on erinomaiset edellytykset hyödyntää virtuaalijohtamiseen liittyviä mahdollisuuksia, mutta potentiaali on (suurelta) osin hyödyntämättä.

Virtuaalinen vuorovaikutus nähdään usein ongelmallisena ja siihen liittyviä haasteita ratkotaan reaktiivisesti ja pragmaattisesti. Kokonaisvaltaisessa osaamisessa ja ”mindsetissä” on kehitettävää, vaikka tietoisuus näistä haasteista ja kehityskohteista on hyvin korkealla tasolla. Kaikesta huolimatta onnistuminen virtuaalijohtamisessa koetaan tavoittelemisen arvoiseksi, joka vuorostaan tarjoaa erinomaisen pohjan oman toiminnan kehittämiseksi. Onneksi tietoa ja osaamista on nyt tarjolla, jotta valtava potentiaali saadaan Suomessa paremmin hyötykäyttöön.